Document Solution

3 Solusi Jawara untuk Kelola Dokumen

By Tim Editor23 Agustus 2019 3 Mins Read
102 0

Gambar: Pexel

OFiSKITA - Dalam hal soal cetak mencetak dokumen, yang terlintas di benak orang mungkin sebatas printer, kertas, dan data yang akan dicetak. Ini bisa jadi benar untuk kebutuhan skala rumahan atau perorangan. Akan tetapi ketika bicara mengenai organisasi besar dengan kebutuhan tata kelola dokumen yang juga lebih kompleks, maka di situ ada penambahan solusi dan software. 

Solusi yang dimaksud di sini berupa Print Management System, Data Capture, dan Document Management System yang masing-masing bisa berdiri sendiri maupun digunakan secara berkesinambungan. 

Sebuah organisasi dapat memanfaatkan solusi Print Management System untuk beberapa fungsi sekaligus diantaranya: 

1. Mengintegrasikan beberapa mesin fotocopy multifungsi sekaligus ke dalam satu jaringan 

2. Membantu perbaikan melalui informasi mengenai status toner atau error pada printer

3. Memberi kewenangan kepada satu atau beberapa orang pengguna untuk mencetak dan meng-copy dokumen baik hitam putih atau berwarna

4. Merinci berapa banyak dokumen yang dicetak dari setiap mesin

5. Melakukan job print di mesin yang letaknya berjauhan, asalkan dalam satu jaringan

6. Melakukan pencetakan di mesin yang sudah merekam data dokumen yang pernah dicetak sebelumnya 

Solusi berikutnya yang juga masih dalam koridor pengelolaan dokumen adalah Data Capture yang mencakup proses dari mulai meng-capture semua data yang ingin didokumentasikan, setelah itu diproses dan diidentifikasi formatnya. Baru kemudian dokumen didistribusikan ke folder penyimpanan atau dikirim ke email.   

Adapun besaran fungsi dari solusi Data Capture adalah menyederhanakan proses bisnis, dimana didalamnya mencakup:

1. Mengurangi human error ketika input indeks

2. Otomatisasi penamaan & penyimpanan dokumen

3. Menjadikan dokumen menjadi lebih mudah dicari (searchable document)

4. Mudah di-integrasikan dengan sistem lain yg sudah dimiliki customer

5. Mempercepat proses workflow

Solusi terakhir dari perngelolaan dokumen adalah Document Management System, yang pada intinya merupakan efisiensi yang berujung pada produktivitas, dimana seluruh berkas yang sudah didokumentasi bisa diakses oleh semua orang yang berkepentingan.

1. User authority, pengaturan siapa yang menjadi admin atau user

2. Repository, untuk mengarsipkan dokumen yang tidak aktif digunakan

3. Content management dari mulai penyimpanan hingga pengelolaan seperti perjanjian kerja sama yang melibatkan beberapa pihak sekaligus. Masing-masing pihak tersebut bisa mengakses, mengunggah dan mengubah isi dari dokumen 

4. Audit trail, untuk melihat siapa saja yang sudah mengakses, mengunduh, membagikan atau mem-forward sebuah dokumen

5. Versioning, dimana dokumen versi terbaru yang sudah diedit akan tersimpan tanpa menghilangkan data aslinya

6. Split & combine, memungkinkan Anda untuk mengambil bagian dari sebuah file untuk disisipkan ke dalam file lainnya

7. Search file menjadi lebih mudah dengan adanya fitur repository

8. Workflow routing yang berguna untuk proses approval sebuah dokumen. 

Kesemua solusi di atas ditujukan bagi tata kelola dokumen yang efektif, efisien serta terjamin keamanannya. Cari tahu lebih dalam lagi mengenai ketiga solusi tersebut dengan menghubungi Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap Senin - Jumat, selama jam kerja (06.00 - 18.00 WIB).

Sumber: Dok Ofiskita

Related Articles
Document Solution

2 Jenis Kertas Bahan Baku Kemasan Produk

By Tim Editor03 Mei 2021 3 Mins Read
Document Solution

Pahami & Kenali Pantone dalam Dunia Percetakan

By Tim Editor01 April 2021 2 Mins Read
Document Solution

Fujifilm JetPress 750S Hasilkan Kalender Custom Full Color Berkualitas

By Tim Editor31 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Kreasi Kemasan & Label Atraktif dan Higienis Bersama Astragraphia

By Tim Editor17 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Kelola Dokumen Legal dengan Solusi Cerdas Smart Office Package

By Tim Editor09 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Detil Saat Membeli atau Menyewa Mesin Fotocopy Multifungsi

By Tim Editor25 Februari 2021 3 Mins Read
Document Solution

Free Flow Core Hilangkan Kerepotan Pengolahan Dokumen

By Tim Editor11 Februari 2021 2 Mins Read
Document Solution

Duet Software & Perangkat Canggih Hasilkan Produk Personalisasi Memikat

By Tim Editor03 Februari 2021 2 Mins Read
Comments
Write Comment