Office Services

Basi Kalau Masih Kelola Dokumen Pakai Cara Lama

By Tim Editor30 Agustus 2019 3 Mins Read
16 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Setiap perubahan besar selalu dimulai dari perubahan-perubahan kecil yang dilakukan dengan terkoordinir. Dalam konteks perusahaan, perubahan berupa modernisasi operasional perusahaan ini bisa diawali dari manajemen tata kelola dokumen. Untuk itu Anda perlu mengetahui fitur dan fungsionalitas mana yang paling relevan untuk bisnis Anda. Adapun kemajuan teknologi yang perlu Anda terapkan antara lain.

1) Interface berbasis browser

Di masa lalu, menerapkan solusi manajemen dokumen sering kali memerlukan instalasi perangkat lunak yang rumit. Ada baiknya Anda mencari sistem yang menyediakan fungsionalitas penuh dalam interface berbasis browser, atau dikenal juga sebagai web client.

Keuntungan utama dari web berbasis HTML adalah bisa berjalan di semua platform, dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan Anda saat ini dan masa depan. Pada saat yang sama, pengguna merasa lebih mudah untuk mengadopsi sistem manajemen dokumen ketika memiliki interface pengguna yang sederhana dan intuitif yang akrab dengan aplikasi Internet modern.

2) Infrastruktur cloud berbiaya rendah

Sudah semakin banyak organisasi sekarang yang menyadari manfaat dari cloud. Ketika Anda menggabungkan cloud dengan interface berbasis browser, Anda mendapatkan perangkat lunak manajemen dokumen yang multi-tenant, berorientasi layanan, dan dapat diskalakan, menawarkan keuntungan biaya yang luar biasa. Beberapa penyedia menawarkan sistem cloud dan in-house, yang mungkin bermanfaat bagi organisasi yang membutuhkan solusi hybrid karena persyaratan kepatuhan dan kerahasiaan.

3) Aplikasi seluler

Agar tetap produktif, penting bagi pengguna Anda untuk dapat menangkap, mengakses, dan melakukan berbagai tugas manajemen dokumen lainnya dari perangkat seluler mereka., termsuk memasukan order pencetakan dokumen secara online. Saat memilih sistem manajemen dokumen, cari yang menyediakan akses seluler ke fitur paling penting, dan mendukung semua platform seluler seperti Android, iOS, Windows Phone.

4) Pengindeksan otomatis

Ketika Anda menangkap dokumen dan membawanya ke dalam solusi manajemen dokumen, Anda mengumpulkan berbagai konten ke dalam repositori pusat untuk di-index agar nantinya mudah diakses. Saat ini tersedia teknologi pengindeksan cerdas yang menggunakan pembelajaran mesin untuk mengidentifikasi entri indeks yang paling relevan berdasarkan tindakan pengguna sebelumnya. Sistem seperti itu merekomendasikan pilihan yang semakin akurat, apalagi dengan penambahan dokumen baru secara terus menerus.

5) Arsitektur yang dapat diukur

Bagi banyak organisasi, wajar untuk memulai proses ini dari yang kecil untuk satu departemen atau proses tertentu. Karena itu, penting untuk memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang benar-benar dapat diskalakan dan berkinerja optimal terlepas dari apakah Anda mulai dengan beberapa pengguna di suatu departemen atau mencakup semua departemen dengan solusi yang komprehensif. Solusi yang dapat diskalakan dapat tumbuh dengan kebutuhan organisasi Anda, terlepas dari jumlah pengguna atau dokumen yang diarsipkan.

Setiap bisnis akan memiliki persyaratan yang berbeda-beda, tetapi paling tidak lima inovasi ini bisa membantu Anda  memastikan bahwa sistem yang akan dipilih dapat bertumbuh dan membawa organisasi Anda ke masa depan.

Sumber: start.docuware.com; printerqoe.com

Related Articles
Office Services

5 Penunjang Penting dalam Memulai Usaha Digital Printing

By PrinterQoe10 Januari 2020 2 Mins Read
Office Services

Alasan Surya Print Menginstal Fuji Xerox Iridesse™

By Astragraphia Document Solution06 Desember 2019 2 Mins Read
Office Services

Apa Itu Mesin Plotter & Fungsi dan Kelebihannya dalam Digital Printing

By PrinterQoe20 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Trik dan Tips Memilih Tempat Print A3 Murah

By PrinterQoe08 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Manfaat Software Ekspedisi untuk Bisnis Kurir Anda

By Tim Editor07 November 2019 2 Mins Read
Office Services

Print Dari Lobby Ke Lantai Atas Bisa Lewat HP

By Tim Editor29 Oktober 2019 3 Mins Read
Office Services

Cetak Di Kertas Ukuran Panjang? DocuPrint 3205 Bisa Banget

By Tim Editor29 Oktober 2019 2 Mins Read
Office Services

Implementasi myforce HSE untuk Mendukung Sistem Manajemen Keselamatan Perusahaan

By Tim Editor01 November 2019 2 Mins Read
Office Services

Bagaimana Transformasi Digital Mengubah Layanan Pelanggan?

By Tim Editor23 Oktober 2019 3 Mins Read
Office Services

5 Digital Printing Terdekat dari Rumah atau Kantor Anda

By PrinterQoe22 Oktober 2019 3 Mins Read
Comments
Write Comment