Office Services

Bingung Arsipkan Dokumen? Ini Pedomannya!

By Tim Editor31 Juli 2019 2 Mins Read
412 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Mengelola dokumen perusahaan membutuhkan ketelitian khususnya pada awal proses pengkategorisasian sehingga memudahkan pencarian di kemudian hari. Untuk itulah Anda harus mengerti terlebih dahulu mengenai penggolongan apa saja yang umum ditemui dalam pengarsipan dokumen perusahaan.

1. Warkat biasa, sebuah dokumen yang memiliki nilai penting pada masa tertentu tetapi akhirnya tidak dibutuhkan lagi. Contohnya adalah surat lamaran kerja.

2. Dokumen tidak penting (non esensial), adalah dokumen yang kegunaannya bersifat sementara, dapat diganti, dan secara berkala dapat dimusnahkan seperti surat undangan rapat.

3. Dokumen penting (important) yaitu dalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, serta memiliki nilai guna yang sangat besar. Contohya seperti bukti-bukti keuangan, atau laporan keuangan.

4. Dokumen atau warkat sangat penting (vital) merupakan dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, dan dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-selamanya. Contoh akta pendirian usaha, sertifikat tanah, ijazah.

Selain empat penggolongan di atas, dokumen kantor juga masih bisa dibedakan lagi berdasarkan jenisnya, menjadi tiga macam:

  • Surat Niaga, yaitu surat yang dipergunakan oleh orang atau badan serta perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba meliputi: 

Surat Permintaan Penawaran

Surat Penawaran

Surat Pesanan

Surat Balasan Pesanan

Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat Pengantar Barang

Surat Penerimaan Barang

Surat Pengiriman Pembayaran

Surat Pengaduan

Surat Permintaan Penagihan Pembayaran

Surat Peringatan

Surat Tagihan

  • Surat Dinas, yang merupakan sarana komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas suatu instansi, antara lain:

Nota Dinas 

Surat Dinas 

Surat Pengantar 

Surat Kawat 

Surat Edaran 

Surat Kuasa 

Surat Keterangan

Surat Undangan

Surat Keputusan

Surat Tugas

Surat Pengumuman

Surat Pernyataan

Memorandum

  • Surat Pribadi adalah surat yang ditulis atau dibuat oleh perseorangan dan isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat jenis ini dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: 

Surat pribadi yang berisi permohonan, seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan ijin, dan surat permohonan cuti

Surat pribadi yang berisi tentang kekeluargaan, seperti ucapan terima kasih, atau surat undangan.

Dokumen-dokumen tersebut dibutuhkan perusahaan dalam jumlah besar, karenanya untuk memudahkan Anda bisa melakukan pencetakan massal melalui PrinterQoe cukup dengan mengunggah data, tanpa perlu antri. 

Sumber: porosilmu.com; adm-id.blogspot.com

Related Articles
Office Services

PrintQoe.com Beberapa Kali Raih Penghargaan

By PrintQoe07 Agustus 2020 2 Mins Read
Office Services

Astragraphia Dukung Optimalisasi University Press Menuju Program Kampus Merdeka

By Astragraphia Document Solution24 Juli 2020 2 Mins Read
Office Services

Kenal Lebih Jauh tentang Direct to Garment (DtG) Printing bersama Astragraphia dan EPSON

By Astragraphia Document Solution23 Juli 2020 3 Mins Read
Office Services

Keuntungan Cetak Buku di Percetakan Digital Bagi Penulis Independen

By PrintQoe10 Juli 2020 4 Mins Read
Office Services

Self Publishing, Siapa Pun Bisa Menjadi Penulis

By PrintQoe09 Juli 2020 4 Mins Read
Office Services

SIQA Stabilkan Kualitas Warna Meski Mencetak dalam Jumlah Banyak

By Tim Editor02 Juni 2020 2 Mins Read
Office Services

Cetak Apapun Bisa #dirumahaja Selama Pandemi COVID-19 dengan PrintQoe

By PrintQoe19 Mei 2020 3 Mins Read
Office Services

Competence Aid Program (CAP) Astragraphia Kini Jangkau Pelaku UMKM

By Tim Editor15 Mei 2020 3 Mins Read
Office Services

Mau Tingkatkan Laba Bisnis UMKM Anda? Ikuti Tips Mudah Ini

By PrintQoe27 April 2020 3 Mins Read
Comments
Write Comment