Office Services

Bingung Arsipkan Dokumen? Ini Pedomannya!

By Tim Editor31 Juli 2019 2 Mins Read
65 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Mengelola dokumen perusahaan membutuhkan ketelitian khususnya pada awal proses pengkategorisasian sehingga memudahkan pencarian di kemudian hari. Untuk itulah Anda harus mengerti terlebih dahulu mengenai penggolongan apa saja yang umum ditemui dalam pengarsipan dokumen perusahaan.

1. Warkat biasa, sebuah dokumen yang memiliki nilai penting pada masa tertentu tetapi akhirnya tidak dibutuhkan lagi. Contohnya adalah surat lamaran kerja.

2. Dokumen tidak penting (non esensial), adalah dokumen yang kegunaannya bersifat sementara, dapat diganti, dan secara berkala dapat dimusnahkan seperti surat undangan rapat.

3. Dokumen penting (important) yaitu dalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, serta memiliki nilai guna yang sangat besar. Contohya seperti bukti-bukti keuangan, atau laporan keuangan.

4. Dokumen atau warkat sangat penting (vital) merupakan dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, dan dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-selamanya. Contoh akta pendirian usaha, sertifikat tanah, ijazah.

Selain empat penggolongan di atas, dokumen kantor juga masih bisa dibedakan lagi berdasarkan jenisnya, menjadi tiga macam:

  • Surat Niaga, yaitu surat yang dipergunakan oleh orang atau badan serta perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba meliputi: 

Surat Permintaan Penawaran

Surat Penawaran

Surat Pesanan

Surat Balasan Pesanan

Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat Pengantar Barang

Surat Penerimaan Barang

Surat Pengiriman Pembayaran

Surat Pengaduan

Surat Permintaan Penagihan Pembayaran

Surat Peringatan

Surat Tagihan

  • Surat Dinas, yang merupakan sarana komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas suatu instansi, antara lain:

Nota Dinas 

Surat Dinas 

Surat Pengantar 

Surat Kawat 

Surat Edaran 

Surat Kuasa 

Surat Keterangan

Surat Undangan

Surat Keputusan

Surat Tugas

Surat Pengumuman

Surat Pernyataan

Memorandum

  • Surat Pribadi adalah surat yang ditulis atau dibuat oleh perseorangan dan isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat jenis ini dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: 

Surat pribadi yang berisi permohonan, seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan ijin, dan surat permohonan cuti

Surat pribadi yang berisi tentang kekeluargaan, seperti ucapan terima kasih, atau surat undangan.

Dokumen-dokumen tersebut dibutuhkan perusahaan dalam jumlah besar, karenanya untuk memudahkan Anda bisa melakukan pencetakan massal melalui PrinterQoe cukup dengan mengunggah data, tanpa perlu antri. 

Sumber: porosilmu.com; adm-id.blogspot.com

Related Articles
Office Services

Hal Penting dari Cetak Buku Menu Restaurant

By PrintQoe17 Februari 2020 4 Mins Read
Office Services

Ada yang Bisa Anda Pelajari Dari Struk Belanja Bulanan

By PrintQoe21 Januari 2020 2 Mins Read
Office Services

5 Jenis Font Google yang Paling Populer Di Kalangan Desainer

By PrintQoe13 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

5 Penunjang Penting dalam Memulai Usaha Digital Printing

By PrinterQoe10 Januari 2020 2 Mins Read
Office Services

Mengapa Toko Selalu Menawarkan Membership Card?

By PrinterQoe10 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

Pentingnya Desain Prospektus Bagi Annual Report Perusahaan

By PrintQoe09 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

Cetak Akrilik Display untuk Event dan Media Promosi

By Tim Editor10 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Ke Depan, Bisnis Cetak Digital Sangat Menjanjikan di Batam, Riau

By Astragraphia Document Solution06 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Hasil Cetak Spanduk Berkualitas dengan Harga Murah

By PrintQoe19 November 2019 3 Mins Read
Comments
Write Comment