Document Solution

Document Management System Menjembatani Semua Sistem yang Ada Dalam Perusahaan

By Tim Editor03 Mei 2019 2 Mins Read
146 0

Gambar: Pixabay

OFiSKITA - Rangkaian terakhir dari solusi pengelolaan dokumen perusahaan ini sebenarnya merupakan teknologi lama yang kembali booming di masa Industry 4.0 sekarang. Document Management System pada intinya merupakan efisiensi yang berujung pada productivity, di mana seluruh berkas yang sudah didokumentasi bisa diakses oleh semua orang.

Terdengar familiar kah? Ya, tahap terakhir ini memang serupa dengan sistem berbagi data/folder pada GDrive yang sudah umum digunakan oleh perorangan maupun bisnis. Pada perusahaan yang menggunakan Google sebagai basis operasionalnya maka GDrive memang sejalan dengan fitur-fitur Google lainnya. Namun bagi perusahaan yang terlanjur menggunakan beragam sistem dalam operasionalnya akan membutuhkan penjembatan untuk semuanya, disinilah document management system berperan.

Document management system memiliki fungsi-fungsi antara lain

  • User authority, dimana akan diatur siapa yang menjadi admin atau user dengan full access misalnya

  • Repository, untuk mengarsipkan dokumen yang tidak aktif digunakan

  • Content management dari mulai penyimpanan hingga pengelolaan seperti perjanjian kerja sama yang melibatkan beberapa pihak sekaligus. Masing-masing pihak tersebut bisa mengakses, mengunggah dan mengubah isi dari dokumen. Ke depannya, content management dirancang untuk bisa mengirim notifikasi berupa email bila masa berlaku sebuah perjanjian sudah hampir berakhir.

  • Audit trail, untuk melihat siapa saja yang sudah mengakses, menunduh, membagikan atau mem-forward sebuah dokumen.

  • Versioning, dimana versi terbaru yang sudah diedit akan tersimpan tanpa menghilangkan data awal

  • Split & combine, memungkinkan Anda untuk mengambil bagian dar fila A untuk disisipkan ke dalam file B

  • Search file menjadi lebih mudah dengan adanya fitur repository

  • Workflow routing yang berguna untuk proses approval sebuah dokumen. Dalam struktur organisasi bertingkat dimana proses persetujuan berjalan dari A ke B lalu ke C, maka dokumen yang A kirim untuk B tidak bisa dibaca oleh C sebelum dibaca dan disetujui oleh B. Proses inilah yang menggantikan proses persetujuan berupa paraf di atas kertas.   

Fitur-fitur di atas dimungkinkan dengan penggunaan perangkat lunak OpenText Documentum, Fuji Xerox DocuShare, dan Opentext Alchemy. Bila Opentext Alchemy merupakan perangkat lunak yang diperuntukan khusus repository, maka Documentum merupakan pilihan terbaik untuk diimplementasikan pada perusahaan yang bergerak di bidang minyak dan gas bumi dan manufaktur, karena bisa dikustomisasi secara rinci.    

Untuk informasi lebih lanjut mengenai pengelolaan dokumen dari mulai Print Management System, Data Capture, dan terakhir Document Management System, hubungi Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap Senin - Jumat, selama jam kerja (06.00 - 18.00 WIB).

Sumber: Dok Ofiskita

Related Articles
Document Solution

2 Jenis Kertas Bahan Baku Kemasan Produk

By Tim Editor03 Mei 2021 3 Mins Read
Document Solution

Pahami & Kenali Pantone dalam Dunia Percetakan

By Tim Editor01 April 2021 2 Mins Read
Document Solution

Fujifilm JetPress 750S Hasilkan Kalender Custom Full Color Berkualitas

By Tim Editor31 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Kreasi Kemasan & Label Atraktif dan Higienis Bersama Astragraphia

By Tim Editor17 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Kelola Dokumen Legal dengan Solusi Cerdas Smart Office Package

By Tim Editor09 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

“The New ApeosPort Series”, Solusi Adaptasi Cara Kerja Digital Baru untuk Anda

By Tim Editor08 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Detil Saat Membeli atau Menyewa Mesin Fotocopy Multifungsi

By Tim Editor25 Februari 2021 3 Mins Read
Document Solution

Free Flow Core Hilangkan Kerepotan Pengolahan Dokumen

By Tim Editor11 Februari 2021 2 Mins Read
Comments
Write Comment