Office Services

Dokumen Perusahaan Tidak Lagi Tercecer dengan Tips Berikut

By Tim Editor30 Juli 2019 2 Mins Read
1007 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Pengarsipan dokumen di dalam lingkungan perusahaan kerap dipandang sebelah mata. Manajemen yang tidak memahami pentingnya penyimpanan arsip yang baik dan benar biasanya menyimpan dokumen yang sudah dicetak dengan sekenanya. Sehingga ketika dibutuhkan kembali akan sulit mencarinya karena tidak terdata dengan jelas di mana keberadaan dokumen tersebut, sehingga terpaksa harus menyetak ulang. 

Pada dasarnya, penataan dokumen yang teratur akan menjadikan pekerjaan Anda menjadi lebih efektif dan juga efisien. Adapun tujuan dari pengelolaan dokumen kantor/perusahaan antara lain sebagai berikut: 

1. Mengelompokkan berbagai dokumen ke dalam histori perusahaan ke dalam berbagai kategori

2. Memudahkan pencarian dokumen yang telah disimpan

3. Menunjang penyimpanan arsip agar lebih efektif dan efisien. 

Namun sebelum Anda bisa melakukannya, Anda perlu mengetahui metode pengelolaan dokumen terlebih dahulu.

  • Pengarsipan dengan Sistem Abjad

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan urut-urutan abjad awal dari nama orang, badan/perusahaan/organisasi.

  • Pengarsipan dengan Sistem Nomor

Prinsip dasar penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem nomor adalah penggunaan kode yang berupa nomor untuk menggantikan nama orang, badan, atau instansi. Penataan dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.

  • Pengarsipan dengan Sistem Tanggal

Prinsip penggunaan sistem tanggal dipilah berdasarkan tanggal, kemudian disusun berdasarkan frekuensi waktu yang telah ditetapkan, misalnya tahunan, bulanan, mingguan atau harian.

  • Pengarsipan dengan Sistem Subjek/Pokok Masalah

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek/pokok soal/pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap - tiap dokumen.

  • Pengarsipan dengan Sistem Wilayah

Sistem penataan dokumen kantor dengan cara ini didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

Dan untuk memenuhi semua kebutuhan cetak dokumen kantor, Anda bisa memanfaatkan PrinterQoe yang sudah bekerja sama dengan ribuan fotocopy center dan graphic art di seluruh wilayah Indonesia. 

Sumber: provokantor.com; porosilmu.com

Related Articles
Office Services

PrintQoe.com Beberapa Kali Raih Penghargaan

By PrintQoe07 Agustus 2020 2 Mins Read
Office Services

Astragraphia Dukung Optimalisasi University Press Menuju Program Kampus Merdeka

By Astragraphia Document Solution24 Juli 2020 2 Mins Read
Office Services

Kenal Lebih Jauh tentang Direct to Garment (DtG) Printing bersama Astragraphia dan EPSON

By Astragraphia Document Solution23 Juli 2020 3 Mins Read
Office Services

Keuntungan Cetak Buku di Percetakan Digital Bagi Penulis Independen

By PrintQoe10 Juli 2020 4 Mins Read
Office Services

Self Publishing, Siapa Pun Bisa Menjadi Penulis

By PrintQoe09 Juli 2020 4 Mins Read
Office Services

Solusi Praktis Bagi Kebutuhan Cetak Perbankan

By PrintQoe08 Juli 2020 3 Mins Read
Office Services

SIQA Stabilkan Kualitas Warna Meski Mencetak dalam Jumlah Banyak

By Tim Editor02 Juni 2020 2 Mins Read
Office Services

Cetak Apapun Bisa #dirumahaja Selama Pandemi COVID-19 dengan PrintQoe

By PrintQoe19 Mei 2020 3 Mins Read
Office Services

Kelas Astragraphia untuk Industri Kreatif (Kelas ASIK) Jangkau Pelaku UMKM

By Tim Editor15 Mei 2020 3 Mins Read
Comments
Write Comment