Office Services

Dokumentasi Perusahaan yang Teratur Itu Wajib Hukumnya

By Tim Editor07 Agustus 2019 2 Mins Read
9 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Akhir bulan biasanya adalah waktu-waktu yang menyebalkan karena Anda harus membuat rekapitulasi data untuk materi laporan bulanan. Benar begitu? Menyebalkan karena Anda harus menengok kembali data atau file-file yang sudah lalu, untuk dimasukkan datanya ke dalam laporan. 

Tentu bukan masalah besar bila Anda menyimpan datanya dengan rapi di dalam folder yang Anda tahu berada di mana. Itulah pentingnya pendokumentasian, di mana Anda akan repot di awal tetapi seterusnya justru akan memudahkan. Masih belum yakin dengan manfaat dokumentasi yang tertata? Simak uraian berikut.

  • Kolaborasi & komunikasi

Dengan data yang tersimpan rapi, Anda akan dimudahkan ketika misalnya harus berbagi data dengan pekerja remote. Mereka yang memiliki akses ke dokumen yang dituju tinggal mengikuti flow yang ada. Bayangkan bila Anda sendiri tidak hafal di mana menyimpan sebuah dokumen. Jangan heran bila atasan marah hanya karena soal ini. 

  • Kontrol terhadap perubahan setiap dokumen

Pada perusahaan yang sudah melek teknologi, software untuk document control menjaid mutlak dibutuhkan. Dengan bantuan perangkat lunak tersebut Anda bisa mengetahui setiap perubahan yang ada, siapa yang merubah, bahkan Anda bisa 'menutup' bagian sensitif yang ditakutkan bisa dibaca orang pihak yang tidak berkepentingan. 

  • Kemudahan akses dokumen

Anda tidak perlu meminta password laptop rekan kerja untuk mencari sebuah dokumen, bila sebelumnya sudah menerapkan sistem penyimpanan yang bisa diakses oleh semua orang. Contoh mudahnya adalah Google Drive yang memungkinkan Anda membuka file yang di-share melalui smartphone sekalipun. 

  • Mempersingkat waktu

'File-nya di mana?,' atau 'Di folder mana datanya?,' merupakan pertanyaan-pertanyaan yang seharusnya tidak lagi terdengar ketika pendokumentasian Anda sudah teratur. Ketika Anda sudha tahu di mana lokasi data maka di saat yang bersamaan Anda bisa membukanya dan bekerja dari data yang sama.

Tanpa Anda sadari dokumentasi yang teratur memiliki andil terhadap laju perusahaan lho. Bagaimana tidak? Perusahaan akan terhambat bila satu dokumen penting tidak terlacak keberadaaannya karena keteledoran dalam penyimpanan.

Sebagai upaya antisipasi, Anda juga bisa menyetak dokumen-dokumen yang dirasa penting. Era digital saat ini memungkinkan Anda melakukan penyetakan secara online dengan memanfaatkan platform seperti PrinterQoe yang mudah, praktis, serta hasil cetaknya berkualitas.

Sumber: icthrive.com; documentsolution.com

Related Articles
Office Services

Hal Penting dari Cetak Buku Menu Restaurant

By PrintQoe17 Februari 2020 4 Mins Read
Office Services

Ada yang Bisa Anda Pelajari Dari Struk Belanja Bulanan

By PrintQoe21 Januari 2020 2 Mins Read
Office Services

5 Jenis Font Google yang Paling Populer Di Kalangan Desainer

By PrintQoe13 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

5 Penunjang Penting dalam Memulai Usaha Digital Printing

By PrinterQoe10 Januari 2020 2 Mins Read
Office Services

Mengapa Toko Selalu Menawarkan Membership Card?

By PrinterQoe10 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

Pentingnya Desain Prospektus Bagi Annual Report Perusahaan

By PrintQoe09 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

Cetak Akrilik Display untuk Event dan Media Promosi

By Tim Editor10 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Ke Depan, Bisnis Cetak Digital Sangat Menjanjikan di Batam, Riau

By Astragraphia Document Solution06 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Hasil Cetak Spanduk Berkualitas dengan Harga Murah

By PrintQoe19 November 2019 3 Mins Read
Comments
Write Comment