Gambar: Pixabay

OFiSKITA – Sebuah kantor biasanya akan menggunakan mesin printer untuk kebutuhan bersama, dan tak jarang yang digunakan adalah mesin multifungsi yang berarti tidak hanya dapat mencetak dan menyalin dokumen, tapi juga dapat memindai dan membagikannya ke banyak pihak dengan satu tombol.

Jika sudah begitu, bagaimana dengan keamanan datanya? Anda tidak perlu khawatir, jawabannya adalah teknologi Secure Print. Fitur ini bahkan lebih canggih dibanding fitur keamanan data yang lain. Mengapa? Secure Print mampu mengamankan data dalam satu proses sederhana sehingga Anda dapat mencetak, menyalin, memindai dan membagikan dokumen Anda dengan aman. 

Secure Print memungkinkan Anda untuk menetapkan kata sandi / PIN (Personal Identification Number) pada dokumen yang dikirimkan ke printer. Dokumen tidak bisa dicetak sampai Anda memasukan kata sandi / PIN yang Anda tetapkan. Fitur Secure Print dapat diaktifkan pada driver saat Anda mengirimkan print job. 

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai fitur ini, Anda dapat membuka halaman dukungan dan masukkan nomor model mesin Anda dan kemudian klik menu “Secure Print” untuk melihat apakah fitur tersebut tersedia dan untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan fitur tersebut.

Secure Print merupakan fitur keamanan terbaik untuk diaplikasikan pada dokumen jenis apa pun yang memiliki informasi sensitif, misalnya dokumen yang berisi nomor kartu kredit, nomor jaminan sosial, dokumen kerja sama rahasia, informasi medis dan lainnya. Dengan Secure Print, Anda dapat memberikan perlindungan terbaik untuk melindungi dokumen Anda. Fitur ini juga dapat menjaga dokumen Anda dari jangkauan orang lain yang berada di jaringan yang sama saat Anda mencetak dokumen. 

Untuk menggunakan fitur Secure Print ketika Anda mencetak informasi sensitif atau rahasia, caranya sangat mudah:

• Pada tab Printing Options, cari daftar Job Type dan pilih Secure Print

• Lalu masukan kode sandi Anda. Saat Anda mengirimkan print job dengan Secure Print, print job tersebut akan tertahan hingga Anda memasukan kode sandi di panel kontrol

• Jika Anda ingin menyimpan dokumen dalam bentuk terenkripsi, Anda hanya perlu memilih menu Enable Encryption

• Klik OK

• Anda juga bisa membuat print job lain sesuai kebutuhan

• Klik Apply, lalu pilih tab lain atau klik OK

• Anda bisa memilih jumlah salinan yang akan dicetak, pada jendela Print, lalu klik OK atau Print

Sumber: Fuji Xerox