Strategi

Ilmu Pengetahuan Memiliki Beberapa Saran Untuk Membuat Rapat Lebih Produktif

By Tim Editor19 Februari 2018 2 Mins Read
129 0

Rapat adalah suatu kegiatan yang diperlukan jika Anda adalah pendiri startup, manajer yang terlibat dengan penjualan. Hal ini berlaku saat Anda mencoba mengadakan pertemuan dengan tim atau prospek Anda. Anda mengirim sebuah undangan dan mereka akan menerima atau menolak rapat tersebut.

Apakah kesepakatannya? Apakah mereka menyadari betapa pentingnya pertemuan ini? Mereka mungkin hadir atau mereka terlalu sibuk untuk menyisihkan waktu selama satu jam pertemuan. Kabar baiknya adalah Anda bisa memperbaiki masalah ini secepat mungkin dengan mengikuti kelima saran ini.

Apakah tujuan dari pertemuan?

Sebelum Anda mulai mengadakan pertemuan, pertama-tama pikirkan tujuan pertemuan terlebih dahulu. Mengingat bahwa rata-rata yang hadir dalam pertemuan biasanya melamun, melewati, tidur atau merasa terbebani, Anda ingin memastikan dan menjelaskan bahwa ada alasan yang valid bagi mereka untuk berada di sana.

Biasanya, jenis pertemuan yang harus Anda catat di kalender Anda adalah:

  1. Pertemuan proyek

  2. Pertemuan berbagi informasi.

  3. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

  4. Pertemuan kolaboratif.

  5. Inovasi dan pertemuan motivasi.

Jika sebuah pertemuan termasuk dalam kategori tersebut atau tidak, ikuti panduan ini untuk memastikan bahwa pertemuan Anda tidak membuang waktu.

  1. Jelaskan tentang tujuan pertemuan. Dengan kata lain, Anda tahu apa yang Anda inginkan dari pertemuan tersebut

  2. Siapa yang seharusnya hadir dalam pertemuan tersebut. Anda tidak perlu mengundang seluruh tim Anda. Sebagai aturan praktis, mencoba mengikuti peraturan Google untuk membatasi peserta pertemuan yang hadir menjadi hanya delapan orang.

  3. Apa yang dibutuhkan agar pertemuan berhasil? Pastikan Anda memberikan catatan, dokumen, atau informasi sebelumnya.

  4. Kapan pertemuan harus berlangsung? Pertimbangkan jadwal, anggaran Anda, dan jadwal tim atau klien Anda.

  5. Pikirkan waktu rapat. Anda akan membahasnya lebih rinci nanti. Tapi, disarankan agar Anda membuatnya sesingkat mungkin dan jangan pergi selama waktu yang ditentukan.

  6. Terakhir, buat agenda untuk rapat dan kirimkan ke semua peserta. Hal ini penting saat memulai bisnis.

Jadwalkan Pertemuan Untuk Selasa Siang

Tidak jarang pertemuan dijadwalkan pada hari Senin pagi. Namun, menurut satu survei, hari dan waktu terbaik untuk menjadwalkan pertemuan adalah Selasa siang.

Dari Quartz:

"Jika Anda ingin memastikan semua orang bisa berada di sana, waktu terbaik untuk bertemu adalah Selasa siang, menurut sebuah studi dari YouCanBookMe, perusahaan Inggris yang membuat aplikasi penjadwalan untuk bisnis. Perusahaan tersebut mendapat data bahwa lebih dari 2 juta tanggapan terhadap 530.000 undangan dan menyimpulkan bahwa pukul 14.30 waktu setempat adalah waktu bebas sebagian besar orang. "

Menariknya, Bridget Harris, salah satu pendiri YouCanBookMe, menyatakan bahwa perusahaan tersebut mengadakan pertemuan setiap jam 15.00 di hari Rabu. "Pada Rabu waktu makan siang, mereka memiliki waktu dua hari untuk mencoba dan mencari tahu apa yang ingin mereka lakukan," katanya.

Pada saat yang sama, Anda tidak ingin menjadwalkan pertemuan di sore hari atau pada hari Jumat saat orang lain menyelesaikan tugas.

Menjaga pertemuan selama 15 menit

Salah satu hambatan utama pertemuan adalah waktu yang panjang. Kita semua sibuk dan tidak ingin jadwal kita terganggu oleh sebuah pertemuan. Ini menjelaskan mengapa Marissa Mayer menjadwalkan pertemuan 10 menit dan tim di Percolate menetapkan 15 menit sebagai standar mereka untuk setiap pertemuan.

Hilangkan pertemuan yang tidak diperlukan

Ditemukan bahwa sebagian dari pertemuan Anda adalah membuang waktu. Tidak heran orang melewatkan pertemuan. Tapi, Anda dapat memastikan bahwa pertemuan Anda produktif dan layak untuk diikuti:

  1. Tidak terikat untuk diundang kembali seperti pertemuan mingguan.

  2. Menyiapkan pertemuan tersebut. Seperti disebutkan sebelumnya, bagikan informasi yang relevan dengan peserta sebelum rapat.

  3. Menghindari pertemuan kelompok besar.

  4. Mengikuti aktivitas peserta sehari-hari.

  5. Meminimalkan gangguan dengan meminta tim Anda untuk mematikan smartphone mereka.

  6. Memperhatikan dan membiarkan orang lain berbagi pemikiran.

(Sumber: www.entrepreneur.com)

Related Articles
Strategi

Augury dan Grundfos Bermitra untuk Tingkatkan Pelayanan Air Minum

By Tim Editor17 hours ago3 Mins Read
Strategi

Bus Listrik Pertama di Dunia dengan Pendanaan Penuh dari Pemerintah

By Tim Editor19 hours ago2 Mins Read
Strategi

Tren Investasi yang Sanggup Dominasi Dekade Mendatang

By Tim Editor21 hours ago2 Mins Read
Strategi

Pulau Buatan Ini Bisa Jadi 'Pelarian' Para Pelaku Startup

By Tim Editor22 Mei 2018 2 Mins Read
Strategi

Perusahaan Jepang Bayar Karyawan Untuk Tidur

By Tim Editor24 hours ago1 Mins Read
Strategi

Supermarket di Singapura Tidak Menerima Uang Tunai

By Tim Editor22 Oktober 2018 2 Mins Read
Strategi

Tentang Cloudflare, Perusahaan Internet Terbesar

By Tim Editor22 Oktober 2018 2 Mins Read
Strategi

Apple Luncurkan Website yang Fokus Pada Transparansi Data

By Tim Editor22 Oktober 2018 2 Mins Read
Strategi

Otomatisasi Pembayaran Parkir dengan Teknologi Nirkabel

By Tim Editor19 Oktober 2018 2 Mins Read
Comments
Write Comment