Office Services

Ini Nih Cikal Bakal Otomasi Kantor

By Tim Editor29 Agustus 2019 3 Mins Read
33 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Otomasi dalam setiap rantai kerja di perkantoran adalah ciri dari modernisasi, dimana berbagai proses dari mulai administrasi hingga rekrutmen sudah menerapkan sistem berbasis digital. Hal paling mudahnya dimulai dari pengelolaan dokumen yang sudah pasti ada dan dibutuhkan oleh setiap organisasi. Kehadiran perangkat lunak manajemen digital dan program modern lainnya membuat segala urusan yang berkaitan dengan dokumen kini jauh lebih mudah, praktis dan cepat. Nah praktek nyata dari mudah, praktis dan cepat bisa tercermin di dalam beberapa uraian berikut. 

  • Menandatangani dokumen kini dapat dilakukan secara digital 

Terbayangkah Anda bahwa lembaran berkas yang dulunya membutuhkan tanda tangan dari tinta pena dan diedarkan dari satu orang ke orang lain sehingga membutuhkan waktu, kini sudah berbeda. Kini Anda bisa membubuhkan tanda tangan secara instan tanpa mencetak dan memindai mereka. Dengan program khusus Anda bisa mengatur sebuah dokumen untuk ditandatangani oleh beberapa orang secara estafet. Anda bahkan dapat mengatur program tersebut untuk mengingatkan Anda ketika dokumen sudah ditandatangani sehingga Anda dapat memindahkannya ke tahap berikutnya.

  • Mengunci akses dokumen kapanpun Anda mau

Penyimpanan dokumen dalam bentuk print out sederhana saja, masukkan ke dalam lemari lalu kunci maka tidak ada yang bisa mengambilnya. Nah soal kerahasiaan ini dulu menjadi kendala karena dokumen berupa data bisa dengan mudah dilihat dan dibaca siapa saja. Namun kini masalah tersebut sudah terpecahkan. Anda dapat mengedit izin dalam dokumen Word serta hampir setiap jenis dokumen lainnya kapan saja. Anda dapat mengizinkan orang-orang tertentu membaca dokumen, dan memblokir akses mereka kapan pun diperlukan.

  • Perubahan dokumen dapat dilakukan secara cepat

Mengubah atau mengedit dokumen sebelum era digital berarti menulis ulang, mengetik ulang, atau mencetaknya kembali. Namun kehadiran teknologi modern memungkinkan Anda dapat dengan mudah membuka program atau dokumen dan segera menambahkan atau mengurangi isi yang tertera di dalamnya, kemudian disimpan kembali. Update mengenai perubahan di dalam dokumen pun hanya memerlukan email notifikasi, atau mengaktifkan izin untuk mendapatkan input segera.

  • Aktivitas terkait dokumen dapat dicatat/direkam

Tidak salah bisa kita menyebut bahwa jejak digital itu luar biasa. Karena dengan perangkat yang tepat Anda bisa mengetahui hal sekecil apapun yang menyangkut sebuah dokumen. Anda dapat melacak orang-orang yang mengakses dokumen, membaca dokumen, hingga siapa dan kapan yang melakukan editing pada dokumen.

  • Pengarsipan & pengorganisasian dokumen lebih cepat dan sederhana

Hal ini agak sulit Anda temukan di lingkungan kantor zaman dahulu. Kini semua dokumen yang Anda arsipkan di komputer atau hard drive bisa dicari dengan mudah tanpa perlu membongkar gudang untuk mencari dokumen cetak yang mungkin sudah dimakan ngengat. 

  • Mencetak dokumen secara online

Masih tingginya kebutuhan akan dokumen cetak pun tidak luput dari campur tangan dokumen. Bila biasanya Anda harus membawa USB ke kios fotokopi terdekat, kini tidak perlu lagi. Anda bisa mencetak dokumen secara online dengan mengunggah data ke fotocopy centre yang dituju, kemudian mengambilnya jika dokumen selesai dicetak. Dengan begitu tidak ada lagi waktu terbuang karena mengantri. 

Sumber: saasgenius.com; printerqoe.com

Related Articles
Office Services

Cetak Apapun Bisa #dirumahaja Selama Pandemi COVID-19 dengan PrintQoe

By PrintQoe19 Mei 2020 3 Mins Read
Office Services

5 Penunjang Penting dalam Memulai Usaha Digital Printing

By PrinterQoe10 Januari 2020 2 Mins Read
Office Services

Alasan Surya Print Menginstal Fuji Xerox Iridesse™

By Astragraphia Document Solution06 Desember 2019 2 Mins Read
Office Services

Apa Itu Mesin Plotter & Fungsi dan Kelebihannya dalam Digital Printing

By PrinterQoe20 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Trik dan Tips Memilih Tempat Print A3 Murah

By PrinterQoe08 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Print Dari Lobby Ke Lantai Atas Bisa Lewat HP

By Tim Editor29 Oktober 2019 3 Mins Read
Office Services

Cetak Di Kertas Ukuran Panjang? DocuPrint 3205 Bisa Banget

By Tim Editor29 Oktober 2019 2 Mins Read
Office Services

5 Digital Printing Terdekat dari Rumah atau Kantor Anda

By PrinterQoe22 Oktober 2019 3 Mins Read
Office Services

6 Manfaat Cetak Kemasan Minuman untuk Strategi Promosi Bisnis

By PrintQoe30 September 2019 3 Mins Read
Comments
Write Comment