Gambar: Pexels

OFiSKITA - Otomasi dalam setiap rantai kerja di perkantoran adalah ciri dari modernisasi, dimana berbagai proses dari mulai administrasi hingga rekrutmen sudah menerapkan sistem berbasis digital. Hal paling mudahnya dimulai dari pengelolaan dokumen yang sudah pasti ada dan dibutuhkan oleh setiap organisasi. Kehadiran perangkat lunak manajemen digital dan program modern lainnya membuat segala urusan yang berkaitan dengan dokumen kini jauh lebih mudah, praktis dan cepat. Nah praktek nyata dari mudah, praktis dan cepat bisa tercermin di dalam beberapa uraian berikut. 

• Menandatangani dokumen kini dapat dilakukan secara digital 

Terbayangkah Anda bahwa lembaran berkas yang dulunya membutuhkan tanda tangan dari tinta pena dan diedarkan dari satu orang ke orang lain sehingga membutuhkan waktu, kini sudah berbeda. Kini Anda bisa membubuhkan tanda tangan secara instan tanpa mencetak dan memindai mereka. Dengan program khusus Anda bisa mengatur sebuah dokumen untuk ditandatangani oleh beberapa orang secara estafet. Anda bahkan dapat mengatur program tersebut untuk mengingatkan Anda ketika dokumen sudah ditandatangani sehingga Anda dapat memindahkannya ke tahap berikutnya.

• Mengunci akses dokumen kapanpun Anda mau

Penyimpanan dokumen dalam bentuk print out sederhana saja, masukkan ke dalam lemari lalu kunci maka tidak ada yang bisa mengambilnya. Nah soal kerahasiaan ini dulu menjadi kendala karena dokumen berupa data bisa dengan mudah dilihat dan dibaca siapa saja. Namun kini masalah tersebut sudah terpecahkan. Anda dapat mengedit izin dalam dokumen Word serta hampir setiap jenis dokumen lainnya kapan saja. Anda dapat mengizinkan orang-orang tertentu membaca dokumen, dan memblokir akses mereka kapan pun diperlukan.

• Perubahan dokumen dapat dilakukan secara cepat

Mengubah atau mengedit dokumen sebelum era digital berarti menulis ulang, mengetik ulang, atau mencetaknya kembali. Namun kehadiran teknologi modern memungkinkan Anda dapat dengan mudah membuka program atau dokumen dan segera menambahkan atau mengurangi isi yang tertera di dalamnya, kemudian disimpan kembali. Update mengenai perubahan di dalam dokumen pun hanya memerlukan email notifikasi, atau mengaktifkan izin untuk mendapatkan input segera.

• Aktivitas terkait dokumen dapat dicatat/direkam

Tidak salah bisa kita menyebut bahwa jejak digital itu luar biasa. Karena dengan perangkat yang tepat Anda bisa mengetahui hal sekecil apapun yang menyangkut sebuah dokumen. Anda dapat melacak orang-orang yang mengakses dokumen, membaca dokumen, hingga siapa dan kapan yang melakukan editing pada dokumen.

• Pengarsipan & pengorganisasian dokumen lebih cepat dan sederhana

Hal ini agak sulit Anda temukan di lingkungan kantor zaman dahulu. Kini semua dokumen yang Anda arsipkan di komputer atau hard drive bisa dicari dengan mudah tanpa perlu membongkar gudang untuk mencari dokumen cetak yang mungkin sudah dimakan ngengat. 

• Mencetak dokumen secara online

Masih tingginya kebutuhan akan dokumen cetak pun tidak luput dari campur tangan dokumen. Bila biasanya Anda harus membawa USB ke kios fotokopi terdekat, kini tidak perlu lagi. Anda bisa mencetak dokumen secara online dengan mengunggah data ke fotocopy centre yang dituju, kemudian mengambilnya jika dokumen selesai dicetak. Dengan begitu tidak ada lagi waktu terbuang karena mengantri. 

Sumber: saasgenius.com; printerqoe.com