OFiSKITA - Sudah sejak tahun lalu perubahan ekstrim terjadi pada konsep bekerja pada orang kantoran. Ritual kerja 9-to-5 di kantor berganti menjadi Work from Home (WfH) yang masih berjalan hingga saat ini. Sejatinya konsep baru ini mudah diterapkan bagi pekerjaan yang memang bisa dilakukan dari jarak jauh seperti Content Writer atau Designer. Cukup dengan bermodal laptop dan koneksi internet, deadline setiap hari sudah bisa dipenuhi. 

Gambar: documentsolution.com

Berbeda cerita bagi karyawan yang bekerja di bagian General Affair (GA) atau Procurement, yang membutuhkan koordinasi yang dengan vendor maupun pemasok terkait dokumen pencatatan dan /atau pelunasan transaksi jual-beli. Proses ini tentu membutuhkan ketelitian dalam pengerjaannya, dan harus diakui job description yang satu ini kerap terkendala dengan adanya konsep kerja jarak jauh. Mari kita intip sedikit apa saja yang menjadi bagian dari  tugas General Affair (GA) atau Procurement.

1. Mengelola Pengadaan Barang atau Fasilitas Operasional Perusahaan

2. Membuat Prioritas Anggaran Perusahaan

3. Melakukan Pengecekan secara Berkala pada Aset Kantor

4. Menjalin Komunikasi dengan Seluruh Divisi dan Pihak Eksternal

Kabar baiknya, Astragraphia Document Solution melalui Mesin fotocopy multifungsi Fuji Xerox memiliki solusi “Account Payable Automation” untuk pengumpulan dokumen yang terkendala. Manfaat yang bisa perusahaan rasakan dari solusi “Account Payable Automation” antara lain adalah, dari sisi perangkat tersedia data analisis laporan monitoring pemakaian copy, print, dan scan yang lengkap. Dari proses kerja, alur dokumentasi juga semakin efektif sehingga memudahkan koordinasi antar departemen serta meminimalisir risiko data hilang, karena semua dokumen tersimpan dalam satu folder terpusat. 

Gambar: documentsolution.com
 

Mengenal Accounts Payable Automation

Accounts Payable Automation (AP Automation) mengacu pada teknologi yang digunakan untuk merampingkan dan mengotomatisasi pekerjaan manual, serta memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas data keuangan. AP Automation memungkinkan perusahaan untuk:  

- Memproses faktur vendor/pemasok melalui alur kerja digital, tanpa campur tangan manusia.

- Mengelola pengkodean dan perutean faktur melalui alur kerja digital, yang berfungsi berdasarkan logika yang dikonfigurasi dalam perangkat lunak.

- Terintegrasi dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) perusahaan, sehingga proses transfer data antar sistem berjalan dengan mulus. 

- Mengurangi risiko penipuan dengan visibilitas dan kemampuan pelaporan transaksi di seluruh perusahaan.

- Menghemat biaya akibat menghilangkan tugas-tugas manual. 

Cari tahu lebih banyak lagi mengenai pengelolaan dokumen dengan Account Payable Automation dengan menghubungi Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap Senin - Jumat, selama jam kerja (06.00 - 18.00 WIB).

Sumber: documentsolution.com; mediusflow.com