Office Services

Kalau Begini Caranya, Ngga Malas Deh Ikut Rapat

By Tim Editor10 Oktober 2019 2 Mins Read
63 0

Gambar: Pixabay

OFiSKITA - Kata 'rapat' mudah untuk diucapkan, mudah juga dilakukan. Tinggal kumpulkan beberapa rekan kerja di dalam satu ruangan selama satu jam atau lebih, jadilah rapat. Eit nanti dulu. Kalau cuma begitu sih semua juga bisa, yang sulit justru bagaimana membuat sebuah rapat menjadi produktif dan solutif. Untuk mencapainya ada tiga tahapan dalam rapat yang meliputi persiapan sebelum meeting, saat meeting berlangsung, dan tindak lanjut dari rapat tersebut. Jadi bukan semata-mata konsentrasi pada saat pelaksanaannya saja.

Berikut rincian pada setiap tahapan rapat

1. Persiapan

  • Tentukan tujuan yang jelas

  • Pilih dan batasi siapa saja pesertanya

  • Tentukan bentuk rapat (tatap muka atau melalui telepon atau konferensi web)

  • Tetapkan tanggal dan waktu dimulai dan berakhir

  • Bagikan agenda dan berikan materi pendukung segera, kepada seluruh peserta rapat 

  • Beri catatan agar semua yang akan hadir siap dengan materi rapat

  • Tunjuk satu orang untuk menjadi notulen

  • Tentukan ruang meeting yang menunjang 

2. Saat Rapat Berlangsung 

  • Mulai tepat waktu

  • Umumkan sekali lagi apa tujuan dari pertemuan

  • Laporkan pembaruan dari rapat-rapat sebelumnya

  • Ikuti agenda dan tertib waktu

  • Tetap fokus, jangan terdistraksi hal-hal lain

  • Buat catatan singkat yang jelas dan bedakan antara catatan informasi dengan keputusan rapat

  • Tetapkan tugas kepada beberapa orang atau semua yang hadir, dengan batas waktu tertentu.

  • Pada akhir pertemuan buatlah rangkuman dari semua keputusan dan tugas, kemudian

  • Jika diperlukan jadwalkan pertemuan lanjutan 

3. Tindak Lanjut Dari Hasil Rapat 

  • Bagikan catatan hasil meeting kepada semua yang hadir sesegera mungkin

  • Komunikasikan tugas yang sudah didelegasikan kepada yang berkepentingan 

  • Lacak tugas dan tindak lanjuti jika tugas tidak selesai pada tanggal yang telah ditentukan

  • Simpat data-data rapat di tempat yang mudah dicari

Selain tiga tahapan dasar di atas, ada juga aturan dasar yang sudah sifatnya lebih umum dan berlaku bagi semua orang yang hadir di dalam ruang rapat

  • Tidak memegang/bermain dengan ponsel

  • Tidak mengobrol 

  • Semua yang hadir harus memberi kontribusi saran/masukan/kritik

  • Boleh saja berbeda pendapat yang berbeda, tetapi pada akhirnya harus ada satu kesepakatan 

  • Pastikan bahwa delegasi tugas dijalankan

Sumber: meetingking.com

Related Articles
Office Services

Agenda yang Penting Dibahas Saat Monthly Meeting

By SpotQoe22 Januari 2020 3 Mins Read
Office Services

5 Coworking Space Yang Letaknya Dekat Stasiun dan Bandara

By SpotQoe13 Januari 2020 4 Mins Read
Office Services

Tahun Baru Suasana Kantor Baru, Ini 5 Inspirasi Kantor dengan Interior Cozy

By Tim Editor31 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Trik Redam Sindrom Post Holiday Blues

By SpotQoe18 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Pernah Dengar Tentang Konsep Transit Oriented Development?

By SpotQoe17 Desember 2019 4 Mins Read
Office Services

5 Rooftop Kekinian di Jakarta untuk Event End Of Year

By SpotQoe17 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Lagi Liburan Di Bali Mendadak Ada Kerjaan? Tenang, Coworking Space Ini Solusinya!

By Tim Editor05 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

4 Spot Terbaik untuk Menikmati Perayaan Tahun Baru di Ibu Kota

By SpotQoe27 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Ruang Meeting Di Kantor Full? Ini Solusinya!

By SpotQoe21 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Ruang Event Terbaik untuk Rayakan Tahun Baru, Pesan Sekarang!

By SpotQoe18 November 2019 3 Mins Read
Comments
Write Comment