Document Solution

Kebutuhan Cetak Tersimpan Rapi dengan Adanya Scan to Email dari Fuji Xerox

By Tim Editor08 November 2019 3 Mins Read
100 0

Gambar: Pexels

OFiSKITA - Pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur memang tidak bisa dipungkiri menjadi tantangan terbesar bagi perusahaan, khususnya dalam era digitalisasi sekarang.  Penamaan file yang tidak jelas serta posisi dokumen yang terbalik seringkali memaksa kita memperbaiki dokumen secara manual. Padahal proses itu seharusnya sudah bisa dilakukan dengan otomatis sehingga meringankan pekerjaan yang menyangkut dnegan kebutuhan cetak. Apalagi di era digitalisasi sekarang, dimana semua pekerjaan kebutuhan cetak bisa diselesaikan dengan lebih praktis dan cepat melalui bantuan teknologi. 

Fitur Penunjang Scan to Email 

Sekarang mari kita lihat kebiasaan orang dalam melakukan pemindaian data. Anggap saja ada lima jenis dokumen berbeda yang akan Anda pindai, mulai dari kebutuhan cetak surat pernyataan, invoice, hingga PO. Pada saat proses scan dan menyimpan di komputer, Anda pasti harus memberi nama setiap dokumen satu persatu bukan? Belum lagi soal posisi dokumen yang miring sehingga hasil scanning-nya pun tidak presisi. Anda jadi terpaksa memotong/crop dokumen supaya lebih enak dilihat sebelum dikirim kepada yang berkepentingan. 

Permasalahan seperti itu memang tergolong ringan, namun sangat mengganggu bila terus menerus terjadi. Untuk mengatasinya Anda memerlukan perangkat mesin multifungsi dengan fitur-fitur yang berkaitan dengan solusi pengelolaan dokumen dan tentunya kebutuhan cetak. Semua fungsi pengelolaan dokumen sejatinya bisa dengan mudah Anda dapatkan melalui mesin multifungsi Fuji Xerox yang memadukan antara teknologi perangkat keras dengan perangkat lunak yang kekinian. 

BACA JUGA: Fitur-Fitur Canggih Pada Perangkat Multifungsi Fuji Xerox

Scan Auto adalah fitur dari mesin Fuji Xerox yang Anda butuhkan untuk pengelolaan kebutuhan cetak dokumen scan to email, dimana data dari dokumen yang sudah dipindai secara otomatis mengikuti email user yang sedang login. Untuk penamaan file hasil scan-nya sendiri Anda diberi dua (2) pilihan yakni: Auto Assign (nama file akan mengikuti default yang sudah disetting oleh admin), atau memasukkan nama sendiri dengan memilih text string presets yang didaftarkan admin, sehingga Anda tidak perlu mengetik ulang keseluruhan nama dokumen. 

Tidak hanya itu saja, bila ternyata dokumen kebutuhan cetak yang Anda pindai tidak sempurna posisinya alias miring, maka ada fitur Auto Skew yang berfungsi untuk meratakan dan memotong bagian yang miring, sehingga hasil scan sesuai dengan dokumen aslinya. Sementara untuk kebutuhan rotasi dokumen, fitur Auto Rotation akan membuat setiap dokumen berada pada posisi lurus sehingga mudah dibaca. 

Berikut beberapa fitur kunci pada mesin multifungsi Fuji Xerox yang dapat memudahkan hidup Anda, khususnya kebutuhan cetak Anda. 

  • Auto Rotation, merotasi dokumen yang terbalik sehingga user tidak perlu mengedit rotasi pada dokumen hasil scan

  • Skew Correction, untuk meratakan dan memotong dokumen yang miring sehingga hasil sesuai dokumen aslinya

  • Default Sender Address follow User Login, alamat pengirim akan langsung menyesuaikan dengan alamat email user login

  • Auto Switch by File Size (Email Attachment/Store & Send Link), yang secara otomatis akan mengalihkan ke fitur Store & Link (Link Download ke MFD) apabila ukuran file hasil scan diatas maksimal yang disetting oleh admin

  • Text String Presets for File Name, terdapat list preset yang memudahkan user sehingga tidak perlu mengetik keseluruhan nama dokumen

Tidak hanya memudahkan dalam proses pengerjaan scan saja, fitur-fitur di atas juga akan mempercepat waktu pengerjaan dan juga mempermudah Anda dalam mencari dokumen hasil scan karena penamaannya sudah disesuaikan dengan preset dokumen.   

Sumber: documentsolution.com 

Related Articles
Document Solution

Penamaan Otomatis Hasil Scan Dokumen Tanpa Perlu Ketak Ketik

By Tim Editor04 Agustus 2020 2 Mins Read
Document Solution

Webinar Astragraphia: Dongkrak Penjualan Bisnis Print Shop Melalui Media Sosial

By Astragraphia Document Solution28 Juli 2020 3 Mins Read
Document Solution

Inovasi Printing KligMe dari Astragraphia Merambah Kampus

By Tim Editor27 Juli 2020 2 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Dukung Optimalisasi University Press Menuju Program Kampus Merdeka

By Astragraphia Document Solution24 Juli 2020 2 Mins Read
Document Solution

Kenal Lebih Jauh tentang Direct to Garment (DtG) Printing bersama Astragraphia dan EPSON

By Astragraphia Document Solution23 Juli 2020 3 Mins Read
Document Solution

Yuk Kenal Lebih Dekat dengan Pengelolaan Dokumen dan Arsip untuk Perkantoran!

By Astragraphia Document Solution19 Juni 2020 4 Mins Read
Document Solution

Hasil Pindai Dokumen Rapi Berkat Fitur Scan Auto

By Tim Editor16 Juni 2020 2 Mins Read
Document Solution

Webinar Astragraphia: Berbagi Tren Bisnis dan Strategi Pelaku Bisnis Printing Menyiasati Pandemi COVID-19

By Astragraphia Document Solution12 Juni 2020 3 Mins Read
Document Solution

Astragraphia dan Dunia Grafika Ajak Designer Grafis Mengenal Aplikasi Tematik Lewat Webinar

By Astragraphia Document Solution11 Juni 2020 2 Mins Read
Comments
Write Comment