Gambar: Unsplash

OFiSKITA – Apakah Anda menyimpan file Anda di hard drive komputer Anda atau di jaringan yang sama seperti cloud, tapi Anda bingung untuk menyimpan dokumen? Tips-tips ini akan membantu Anda menghemat waktu dan sakit kepala untuk mencari file.

Gunakan Folder Dokumen

Untuk berbagai alasan, hal yang biasa untuk mencari file dari folder dokumen (dalam OS Mac, Windows, maupun Linux). Saat Anda menyimpan dokumen dalam folder ini, maka Anda akan tahu kemana harus mencarinya suatu saat nanti.

Mengadopsi metode yang konsisten untuk penamaan file dan folder. Buatlah skema penamaan untuk jenis file yang Anda buat paling sering dan kemudian melaksanakannya dengan disiplin.

Nama File yang Singkat

Meskipun memungkinkan Anda untuk menggunakan nama berkas yang panjang, tidak selalu berarti Anda harus melakukannya. Nama file panjang lebih sulit untuk dibaca. Biarkan struktur folder Anda melakukan beberapa penamaan tersebut.

Pisahkan pekerjaan yang sedang berlangsung dan yang sudah diselesaikan. Untuk menjaga folder dokumen menjadi terlalu berat, gunakan hanya untuk file Anda yang sedang aktif bekerja. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi jumlah file yang Anda butuhkan untuk mencari dari sejumlah data yang Anda butuhkan. Setiap bulan atau lebih, Anda harus memindahkan file Anda yang tidak berada pada folder yang seharusnya, misalnya folder pada desktop Anda, folder arsip khusus, flash drive, hard drive eksternal, atau bahkan di CD.

Tempat Penyimpanan

Membuat folder untuk jenis dokumen tunggal (terutama satu jenis dokumen). Hal ini membuat lebih mudah bagi Anda untuk menemukan file. Sebagai contoh, file grafis Anda dapat simpan dalam satu folder, file dokumen Word Anda simpan dalam folder Word, dan sebagainya. Hal ini akan sangat memudahkan Anda untuk mencari file Anda pada komputer.

Install Software Tambahan

Software tambahan seperti DocuWorks 8.0 sangat membantu Anda dalam mengelola dokumen. Dilengkapi dengan fitur OCR, DocuWorks 8.0 bisa menyertakan informasi teks ke dalam dokumen DocuWorks dari hasil scanning, membuat dokumen Anda gampang dicari.

Sumber: documentsolution.com