Document Solution

Kelola Agar File Tetap Aman dan Mudah Ditemukan

By Tim Editor08 Oktober 2019 2 Mins Read
9 0

Gambar: Unsplash

OFiSKITA – Apakah Anda menyimpan file Anda di hard drive komputer Anda atau di jaringan yang sama seperti cloud, tapi Anda bingung untuk menyimpan dokumen? Tips-tips ini akan membantu Anda menghemat waktu dan sakit kepala untuk mencari file.

Gunakan Folder Dokumen

Untuk berbagai alasan, hal yang biasa untuk mencari file dari folder dokumen (dalam OS Mac, Windows, maupun Linux). Saat Anda menyimpan dokumen dalam folder ini, maka Anda akan tahu kemana harus mencarinya suatu saat nanti.

Mengadopsi metode yang konsisten untuk penamaan file dan folder. Buatlah skema penamaan untuk jenis file yang Anda buat paling sering dan kemudian melaksanakannya dengan disiplin.

Nama File yang Singkat

Meskipun memungkinkan Anda untuk menggunakan nama berkas yang panjang, tidak selalu berarti Anda harus melakukannya. Nama file panjang lebih sulit untuk dibaca. Biarkan struktur folder Anda melakukan beberapa penamaan tersebut.

Pisahkan pekerjaan yang sedang berlangsung dan yang sudah diselesaikan. Untuk menjaga folder dokumen menjadi terlalu berat, gunakan hanya untuk file Anda yang sedang aktif bekerja. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi jumlah file yang Anda butuhkan untuk mencari dari sejumlah data yang Anda butuhkan. Setiap bulan atau lebih, Anda harus memindahkan file Anda yang tidak berada pada folder yang seharusnya, misalnya folder pada desktop Anda, folder arsip khusus, flash drive, hard drive eksternal, atau bahkan di CD.

Tempat Penyimpanan

Membuat folder untuk jenis dokumen tunggal (terutama satu jenis dokumen). Hal ini membuat lebih mudah bagi Anda untuk menemukan file. Sebagai contoh, file grafis Anda dapat simpan dalam satu folder, file dokumen Word Anda simpan dalam folder Word, dan sebagainya. Hal ini akan sangat memudahkan Anda untuk mencari file Anda pada komputer.

Install Software Tambahan

Software tambahan seperti DocuWorks 8.0 sangat membantu Anda dalam mengelola dokumen. Dilengkapi dengan fitur OCR, DocuWorks 8.0 bisa menyertakan informasi teks ke dalam dokumen DocuWorks dari hasil scanning, membuat dokumen Anda gampang dicari.

Sumber: documentsolution.com

Related Articles
Document Solution

Kebutuhan Cetak Tersimpan Rapi dengan Adanya Scan to Email dari Fuji Xerox

By Tim Editor08 November 2019 3 Mins Read
Document Solution

Microsoft 365 Business Bantu Optimalkan Usaha Kecil Menengah

By Tim Editor05 November 2019 2 Mins Read
Document Solution

Fitur-Fitur Canggih Pada Perangkat Multifungsi Fuji Xerox

By Tim Editor04 November 2019 2 Mins Read
Document Solution

Efisiensi Bujet Bisa Dicapai dengan Bantuan Mesin Multifungsi

By Tim Editor01 November 2019 2 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Kenalkan Iridesse Production Press Kepada Pelanggan Grogol Jaya

By Astragraphia Document Solution31 Oktober 2019 2 Mins Read
Document Solution

Single Pass, Satu Kali Proses untuk Dua Hasil Copy/Scan

By Tim Editor30 Oktober 2019 2 Mins Read
Document Solution

Rahasia Perusahaan Aman dengan Fuji Xerox DocuPrint Seri 3205

By Tim Editor29 Oktober 2019 2 Mins Read
Document Solution

Print Dari Lobby Ke Lantai Atas Bisa Lewat HP

By Tim Editor29 Oktober 2019 3 Mins Read
Document Solution

Cetak Di Kertas Ukuran Panjang? DocuPrint 3205 Bisa Banget

By Tim Editor29 Oktober 2019 2 Mins Read
Document Solution

Digitalisasi Beda Lho dengan Transformasi Digital

By Tim Editor25 Oktober 2019 2 Mins Read
Comments
Write Comment