Document Solution

Langkah-langkah untuk Mengelola Biaya Percetakan Anda Lebih Baik

By Tim Editor21 Februari 2019 4 Mins Read
176 0

Gambar: Diwou / Pixabay

OFISKITA – Pencetakan adalah suatu keharusan untuk menjaga bisnis kecil Anda berjalan terorganisir dan seefisien mungkin. Namun kenyataannya adalah bahwa perusahaan sering menghabiskan lebih dari yang dibutuhkan untuk mencetak karena tidak tahu cara mengendalikan dan mengurangi biaya. Pencetakan yang berlebihan dapat menyebabkan berbagai masalah seperti: percetakan yang tidak perlu dan percetakan pribadi, kurangnya pelatihan atau pencetakan warna outsourcing. Biaya tidak terduga juga dapat dikaitkan dengan jumlah waktu yang dihabiskan tim IT untuk masalah printer. Yang menarik, dua dari tiga pengusaha kecil dan menengah (SME),  bahkan tidak tahu berapa biaya cetak mereka. Apabila bisnis Anda secara teratur menggunakan printer, penting bagi Anda untuk mengetahui cara mengelola biaya. Berikut tiga langkah mudah untuk mengurangi biaya pencetakan dan meningkatkan laba dari bisnis kecil Anda:

Langkah 1: Tangkap

Langkah pertama dalam mengurangi biaya pencetakan, Anda harus turun untuk mengidentifikasi siapa yang mencetak apa dan seberapa sering. Ini bukan tugas yang mudah, terutama jika Anda memiliki banyak karyawan, dan departemen yang berbeda dengan jam kerja yang fleksibel. Namun, dimungkinkan untuk menangkap aktivitas pencetakan saat Anda menggunakan teknologi pencetakan ‘print anywhere’. Teknologi ini menggunakan perangkat lunak pihak (software) ketiga yang diinstal dengan printer Anda. Pada dasarnya teknologi ini menahan dokumen cetak di printer sampai karyawan secara fisik meminta printer untuk mencetak dengan memasukkan kode atau menggunakan kartu (ID Card Printing). Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak setiap pekerjaan individu atau departemen. Menangkap detail tentang kebiasaan pencetakan kantor Anda merupakan langkah penting dalam mencari tahu tentang biaya pencetakan yang tidak perlu. Dengan begitu, jika anggota karyawan atau tim tertentu mencetak secara berlebihan, Anda tahu siapa yang harus Anda ajak bicara untuk membuat beberapa perubahan.

Langkah 2: Pantau

Setelah Anda menangkap dan mengidentifikasi kebiasaan pencetakan di kantor Anda, Anda dapat lanjut ke langkah 2: pemantauan. Cara yang sederhana dan efektif untuk memantau kebiasaan pencetakan di kantor Anda adalah dengan membuat laporan aktivitas pencetakan biasa yang memberikan ringkasan pencetakan kantor Anda (seperti volume cetak, warna vs mono, biaya per halaman, dll). Jika Anda memiliki sumber daya, Anda dapat mengatur laporan aktivitas berdasarkan tanggal, printer, karyawan dan departemen. Dengan menghasilkan laporan aktivitas pencetakan, Anda akan dapat memantau perilaku dan kemudian menerapkan kebijakan cetak yang tepat untuk kantor. Manfaat lain dari pembuatan laporan aktivitas pencetakan meliputi:

·         Mengidentifikasi tren penggunaan

·         Menyoroti perubahan mendadak dalam aktivitas pencetakan

·         Melacak biaya cetak

·         Menjaga karyawan dan departemen bertanggung jawab atas pencetakan mereka

Tidak ada jumlah tertentu seberapa sering Anda harus membuat laporan aktivitas pencetakan. Namun, semakin sering Anda membuat laporan aktivitas pencetakan, kontrol yang lebih baik akan Anda miliki atas biaya pencetakan di kantor Anda.

Langkah 3: Kontrol

Sekarang Anda telah mengetahui perilaku dan memonitor kebiasaan pencetakan. Selanjutnya Anda dapat mulai menerapkan beberapa perubahan mudah dan menghemat uang dengan kebijakan cetak kantor. Memiliki kebijakan cetak kantor adalah salah satu faktor terpenting saat Anda mencoba mengelola biaya pencetakan Anda. Kebijakan pencetakan Anda harus menjadi seperangkat aturan dasar yang menyoroti harapan dan aturan untuk pencetakan kantor. Hal ini harus mencakup aturan seperti:

·         Pencetakan warna vs mono

·         Pencetakan pribadi

·         Pencetakan pekerjaan besar

·         Pencetakan dua sisi vs satu sisi

Anda dapat menerapkan aturan pencetakan dalam beberapa cara, seperti memperbarui pengaturan pada printer Anda (semisal membatasi pencetakan satu sisi), melatih karyawan Anda tentang cara terbaik menggunakan perangkat, dan mendidik mereka tentang cara mengurangi biaya percetakan kantor.

Sebagian besar printer modern akan memungkinkan Anda menerapkan aturan otomatis untuk semua perangkat kantor. Misalnya, Fuji Xerox SMART Series dapat mengintegrasikan teknologi tambahan yang secara otomatis menganalisa setiap dokumen berdasarkan ukuran, kualitas dan kebutuhan warna dan mengirimkannya ke printer yang paling hemat biaya.

Sumber: Fuji Xerox

Related Articles
Document Solution

Webinar UV Printing, Event Astragraphia Bersama Mimaki

By Tim Editor19 Agustus 2020 3 Mins Read
Document Solution

Penamaan Otomatis Hasil Scan Dokumen Tanpa Perlu Ketak Ketik

By Tim Editor04 Agustus 2020 2 Mins Read
Document Solution

Webinar Astragraphia: Dongkrak Penjualan Bisnis Print Shop Melalui Media Sosial

By Astragraphia Document Solution28 Juli 2020 3 Mins Read
Document Solution

Inovasi Printing KligMe dari Astragraphia Merambah Kampus

By Tim Editor27 Juli 2020 2 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Dukung Optimalisasi University Press Menuju Program Kampus Merdeka

By Astragraphia Document Solution24 Juli 2020 2 Mins Read
Document Solution

Kenal Lebih Jauh tentang Direct to Garment (DtG) Printing bersama Astragraphia dan EPSON

By Astragraphia Document Solution23 Juli 2020 3 Mins Read
Document Solution

Yuk Kenal Lebih Dekat dengan Pengelolaan Dokumen dan Arsip untuk Perkantoran!

By Astragraphia Document Solution19 Juni 2020 4 Mins Read
Document Solution

Hasil Pindai Dokumen Rapi Berkat Fitur Scan Auto

By Tim Editor16 Juni 2020 2 Mins Read
Document Solution

Webinar Astragraphia: Berbagi Tren Bisnis dan Strategi Pelaku Bisnis Printing Menyiasati Pandemi COVID-19

By Astragraphia Document Solution12 Juni 2020 3 Mins Read
Document Solution

Astragraphia dan Dunia Grafika Ajak Designer Grafis Mengenal Aplikasi Tematik Lewat Webinar

By Astragraphia Document Solution11 Juni 2020 2 Mins Read
Comments
Write Comment