Document Solution

Menelusuri Transformasi Digital Dokumen

By Tim Editor17 Juli 2019 2 Mins Read
139 0

Gambar: Unsplash

OFiSKITA – Setiap kali ada orang yang menyebutkan transformasi digital, hal pertama yang terlintas adalah penggunaan teknologi digital untuk mengubah cara kita bekerja dan terhubung dengan pelanggan, tak terkecuali dengan dokumen digital.

Perusahaan yang telah bergulat dengan tumpukan dokumen berbasis kertas dan proses manual yang rumit, semakin mencari cara untuk mengembangkan alur kerja dokumen digital yang tidak hanya meningkatkan pengalaman pelanggan tetapi juga produktivitas dan keterlibatan karyawan.

Mendigitalkan file kertas sering kali merupakan langkah pertama dalam mengimplementasikan alur kerja dokumen digital, hal ini sama pentingnya dengan memilih orang yang tepat untuk menangani informasi digital. Berikut ini sekilas apa yang dibutuhkan alur kerja dokumen digital, selain dasar-dasar digitalisasi dokumen:

Memproses informasi

Alur manajemen dokumen sering dimulai dari printer multifungsi (MFP), yang dapat digunakan untuk memindai dokumen fisik selama proses digitalisasi. Alur kerja dokumen digital yang efektif juga harus mencakup penyimpanan data dalam dokumen ke dalam aplikasi bisnis atau CRM.

Divisi penjualan, misalnya, dapat memindai data pelanggan dengan MFP, dan meminta data tersebut dikirimkan secara otomatis dan disimpan dalam sistem CRM berbasis cloud. Optimalisasi dan otomatisasi proses tersebut tidak hanya meminimalkan kesalahan manusia tetapi juga meningkatkan retensi dan produktivitas staf.

Keamanan data

Dengan meningkatnya kekhawatiran terhadap keamanan data dalam beberapa tahun terakhir, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan tindakan perlindungan dan pengamanan data mereka sebagai bagian dari strategi alur kerja dokumen digital. Dalam hal ini, beberapa MFP dilengkapi dengan kemampuan NFC (komunikasi jarak dekat) yang hanya memungkinkan mereka yang memiliki akses untuk menggunakan printer. 

Mudah ditemukan dan diakses

Sekarang semua data dan dokumen Anda didigitalkan, Anda hanya perlu memastikan bahwa data dan dokumen tersebut mudah ditemukan dan diakses oleh karyawan. 

Jika Anda menyimpan data pada aplikasi bisnis dan layanan penyimpanan berbasis cloud seperti Salesforce.com dan Box.com, pastikan Anda memiliki sarana untuk mencari data dan informasi di seluruh layanan. Ini dapat dicapai dengan gateway cloud yang memungkinkan karyawan tidak hanya mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan produktivitas tetapi juga menemukan informasi tentang beberapa layanan cloud dengan satu set kredensial pengguna.

Sumber: Fuji Xerox

Related Articles
Document Solution

Kelola Dokumen Legal dengan Solusi Cerdas Smart Office Package

By Tim Editor09 Maret 2021 3 Mins Read
Document Solution

Detil Saat Membeli atau Menyewa Mesin Fotocopy Multifungsi

By Tim Editor25 Februari 2021 3 Mins Read
Document Solution

Free Flow Core Hilangkan Kerepotan Pengolahan Dokumen

By Tim Editor11 Februari 2021 2 Mins Read
Document Solution

Duet Software & Perangkat Canggih Hasilkan Produk Personalisasi Memikat

By Tim Editor03 Februari 2021 2 Mins Read
Document Solution

Kabar Baik untuk Divisi General Affair & Procurement

By Tim Editor01 Februari 2021 2 Mins Read
Document Solution

Penamaan Otomatis Hasil Scan Dokumen Tanpa Perlu Ketak Ketik

By Tim Editor04 Agustus 2020 2 Mins Read
Document Solution

Webinar Astragraphia: Dongkrak Penjualan Bisnis Print Shop Melalui Media Sosial

By Astragraphia Document Solution28 Juli 2020 3 Mins Read
Document Solution

Inovasi Printing KligMe dari Astragraphia Merambah Kampus

By Tim Editor27 Juli 2020 2 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Dukung Optimalisasi University Press Menuju Program Kampus Merdeka

By Astragraphia Document Solution24 Juli 2020 2 Mins Read
Document Solution

Kenal Lebih Jauh tentang Direct to Garment (DtG) Printing bersama Astragraphia dan EPSON

By Astragraphia Document Solution23 Juli 2020 3 Mins Read
Comments
Write Comment