Document Solution

Penamaan Otomatis Hasil Scan Dokumen Tanpa Perlu Ketak Ketik

By Tim Editor04 Agustus 2020 2 Mins Read
152 0

Gambar: Astragraphia Document Solution

OFiSKITA - Anda bekerja di bagian finansial yang berhubungan dengan berbagai dokumen? Pasti pernah sakit kepala setiap kali harus mengaduk-aduk tumpukan berkas untuk mencari selembar dokumen. Mau sampai kapan terus begitu? Ada loh cara yang lebih simple supaya Anda tidak membuang waktu seperti itu, yaitu scan dokumen. Scan saja semua dokumen, invoice, surat kontrak, dan lain sebagainya, kemudian simpan datanya dengan penamaan yang sesuai. Dengan begitu Anda punya semacam data base di komputer. Baru kemudian dokumen cetaknya Anda susun mengikuti penamaan folder di komputer. Nah, proses pemindaian sampai penyimpanan data ini bisa Anda lakukan dengan bantuan fitur Scan Delivery dari mesin fotocopy multifungsi Fuji Xerox. 

Semua dokumen yang di-scan akan tersimpan secara otomatis dalam folder data, tanpa Anda harus mengetikan nama dokumen satu persatu. Ini dikarenakan fitur Scan Delivery pada alat scan dokumen -seperti mesin fotocopy multifungsi Fuji Xerox-, sudah memiliki format default untuk tiap-tiap dokumen yang dipindai. Format default yang dimaksud antara lain yaitu folder Quotation, Contracts, Order Form, dan sebagainya. Jadi Anda hanya tinggal memilih salah satunya saja untuk mengelompokan hasil scan dokumen yang sudah dipindai.

Kemudian ketika Anda memilih untuk menyimpan hasil scan dokumen ke cloud (working folder), hasil scan tadi sudah otomatis diberi nama, tanggal, dan waktu sehingga siapapun dapat mencari data yang dibutuhkan dengan mudah. Rekan kerja yang sedang tidak berada di kantor pun bisa mengakses hasil scan dokumen tadi di cloud. Mungkin ia membutuhkan data tertentu untuk diperlihatkan saat mengunjungi pelanggan.

Contoh kasus lain yang juga bisa diatasi dengan bantuan fitur Scan Delivery adalah pengiriman laporan harian. Dulu laporan-laporan tersebut dikirim dari cabang ke Head Office melalui faks. Ini menjadi pe-er tambahan bagi sekretaris atau siapapun yang berwenang di Head Office, karena harus mengklasifikasikan setiap lembar laporan yang masuk. Belum lagi risiko lembaran laporan yang tercecer dan hilang. Tapi sekarang dengan satu kali klik di panel multi function device Fuji Xerox, hasil scan dokumen laporan bisa dikirim langsung ke komputer penanggung jawab di Head Office, dengan notifikasi pop up sehingga tidak akan ada dokumen yang terlewat. Secara keseluruhan, fitur Scan Delivery tidak hanya bisa diandalkan untuk mempermudah pekerjaan Anda, tetapi juga meningkatkan produktivitas karena meminimalisir proses pemindaian dokumen yang tadinya cukup memakan waktu.

Sumber: Astragraphia Document Solution

Related Articles
Document Solution

Mengulik Pelayanan Digital Services Terbaik dari AGIT

By Tim Editor26 Juli 2021 3 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Distribusikan 1.242 Workbook pada Hari Anak Nasional 2021

By Tim Editor26 Juli 2021 2 Mins Read
Document Solution

4 Alasan Kenapa Customer Communication Management Anda Harus Ditingkatkan

By Tim Editor23 Juli 2021 3 Mins Read
Document Solution

Cloud Printing, Mudahkan Cetak Dokumen dari Mana Saja

By Tim Editor23 Juli 2021 3 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Gelar Pelatihan CAP Kedua untuk Siswa SMK Penerima Beasiswa

By Tim Editor18 Juni 2021 2 Mins Read
Document Solution

Astragraphia Gelar Inspiring Talk: Safety, Defensive, and Eco Driving

By Tim Editor02 Juli 2021 3 Mins Read
Document Solution

Produk Andalan Resep Warisan Belanda

By Tim Editor30 Juni 2021 2 Mins Read
Document Solution

Empon-Empon Berkhasiat yang Mendatangkan Keuntungan

By Tim Editor25 Juni 2021 3 Mins Read
Document Solution

Olahan Menu Tradisional Alternatif Oleh-Oleh dari Yogyakarta

By Tim Editor22 Juni 2021 3 Mins Read
Comments
Write Comment