Document Solution

Penamaan Otomatis Hasil Scan Dokumen Tanpa Perlu Ketak Ketik

By Tim Editor04 Agustus 2020 2 Mins Read
53 0

Gambar: Astragraphia Document Solution

OFiSKITA - Anda bekerja di bagian finansial yang berhubungan dengan berbagai dokumen? Pasti pernah sakit kepala setiap kali harus mengaduk-aduk tumpukan berkas untuk mencari selembar dokumen. Mau sampai kapan terus begitu? Ada loh cara yang lebih simple supaya Anda tidak membuang waktu seperti itu, yaitu scan dokumen. Scan saja semua dokumen, invoice, surat kontrak, dan lain sebagainya, kemudian simpan datanya dengan penamaan yang sesuai. Dengan begitu Anda punya semacam data base di komputer. Baru kemudian dokumen cetaknya Anda susun mengikuti penamaan folder di komputer. Nah, proses pemindaian sampai penyimpanan data ini bisa Anda lakukan dengan bantuan fitur Scan Delivery dari mesin fotocopy multifungsi Fuji Xerox. 

Semua dokumen yang di-scan akan tersimpan secara otomatis dalam folder data, tanpa Anda harus mengetikan nama dokumen satu persatu. Ini dikarenakan fitur Scan Delivery pada alat scan dokumen -seperti mesin fotocopy multifungsi Fuji Xerox-, sudah memiliki format default untuk tiap-tiap dokumen yang dipindai. Format default yang dimaksud antara lain yaitu folder Quotation, Contracts, Order Form, dan sebagainya. Jadi Anda hanya tinggal memilih salah satunya saja untuk mengelompokan hasil scan dokumen yang sudah dipindai.

Kemudian ketika Anda memilih untuk menyimpan hasil scan dokumen ke cloud (working folder), hasil scan tadi sudah otomatis diberi nama, tanggal, dan waktu sehingga siapapun dapat mencari data yang dibutuhkan dengan mudah. Rekan kerja yang sedang tidak berada di kantor pun bisa mengakses hasil scan dokumen tadi di cloud. Mungkin ia membutuhkan data tertentu untuk diperlihatkan saat mengunjungi pelanggan.

Contoh kasus lain yang juga bisa diatasi dengan bantuan fitur Scan Delivery adalah pengiriman laporan harian. Dulu laporan-laporan tersebut dikirim dari cabang ke Head Office melalui faks. Ini menjadi pe-er tambahan bagi sekretaris atau siapapun yang berwenang di Head Office, karena harus mengklasifikasikan setiap lembar laporan yang masuk. Belum lagi risiko lembaran laporan yang tercecer dan hilang. Tapi sekarang dengan satu kali klik di panel multi function device Fuji Xerox, hasil scan dokumen laporan bisa dikirim langsung ke komputer penanggung jawab di Head Office, dengan notifikasi pop up sehingga tidak akan ada dokumen yang terlewat. Secara keseluruhan, fitur Scan Delivery tidak hanya bisa diandalkan untuk mempermudah pekerjaan Anda, tetapi juga meningkatkan produktivitas karena meminimalisir proses pemindaian dokumen yang tadinya cukup memakan waktu.

Sumber: Astragraphia Document Solution

Related Articles
Document Solution

Insight Astragraphia dalam Webinar Bimtek Series Sarana Prasarana SMK

By Tim Editor25 September 2020 2 Mins Read
Document Solution

Kontribusi Astragraphia dalam Program Pendidikan Grup Astra

By Tim Editor24 September 2020 2 Mins Read
Document Solution

Webinar UV Printing, Event Astragraphia Bersama Mimaki

By Tim Editor19 Agustus 2020 3 Mins Read
Document Solution

Sekali Dayung Dua Bisnis Dijalani Sekaligus

By Tim Editor18 Agustus 2020 3 Mins Read
Document Solution

Kue Cokelat Obat Survive di Tengah Krisis

By Tim Editor13 Agustus 2020 3 Mins Read
Document Solution

PrintQoe.com Beberapa Kali Raih Penghargaan

By PrintQoe07 Agustus 2020 2 Mins Read
Document Solution

Mantan Pelayan Banting Stir Jual Makanan Online

By Tim Editor29 Juli 2020 3 Mins Read
Document Solution

Webinar Astragraphia: Dongkrak Penjualan Bisnis Print Shop Melalui Media Sosial

By Astragraphia Document Solution28 Juli 2020 3 Mins Read
Comments
Write Comment