Insight

Profesionalisme Bisa Dilihat dari Cara Menulis dan Mengirim Email

By PrinterQoe11 Februari 2019 3 Mins Read
245 0

Gambar: Pixabay

OFiSKITA - Disadari atau tidak menulis email ternyata memang membutuhkan keahlian tersendiri. Salah-salah tulis bukannya kesan profesional yang ditimbulkan, email Anda malah akan menjadi bahan cercaan. Berikut tips bagi Anda yang sering berurusan dengan email.

  • Isi belakangan alamat orang yang dituju

Ada banyak kasus email tidak sengaja terkirim ketika pesan didalamnya belum tertata sempurna. Untuk menghindari itu susunlah dulu isi dari body email sampai tuntas termasuk attachment bila Anda. Jika sudah barulah Anda isi alamat si penerima dengan memastikan besar kecilnya huruf serta tidak ada satupun huruf yang hilang sehingga mengakibatkan email tidak terkirim.

Ini juga berlaku pada saat Anda membalas email melalui fitur reply. Bila perlu hapus dulu alamat penerima yang sudah otomatis tercantum. Pastikan terlebih dahulu semua yang ingin Anda infokan tertera di sana.

  • Sebutkan nama penerima pada awal pembuka kalimat

Anda boleh menuliskan nama panggilan orang yang sudah akrab pada pembuka email, misalnya  'Dear Ally.' Serta pastikan bahwa ejaannya sudah tepat. Ada berapa huruf 'L' pada nama dan sebagainya.

Namun bila email Anda adalah komunikasi pertama kepada orang-yang benar-benar asing, menyebut hanya nama pertama bukanlah tindakan yang sopan. Apalagi bila Anda menyingkat nama-nya secara sembarangan. Besar kemungkinan ia malah akan tersinggung.

  • Gunakan alamat email profesional

Bila Anda mewakili perusahaan maka gunakan email resmi perusahaan untuk mengirim setiap pesan yang berkaitan dengan urusan pekerjaan. Bila Anda mewakili diri pribadi maka buatlah email menggunakan platform yang terpercaya seperti google atau yahoo, dan juga gunakan nama lengkap Anda sebagai identitasnya. Jangan gunakan nama singkat atau bahkan kata-kata aneh seperti 'akoeh13@gmail.com' karena akan terlihat sangat tidak profesional.

  • Awali dan akhiri email dengan kata sapa yang sesuai

Anda bisa gunakan 'Kepada YTH' untuk mengirim email kepada atasan atau partner kerja. Sedangkan untuk kolega Anda bisa gunakan 'Hi,' atau 'Dear.'  Akhiri juga email dengan kata-kata yang sederhana seperti 'Terima kasih' atau 'Hormat saya.'

  • Cantumkan identitas berupa nama perusahaan beserta logo di akhir email

Signature perusahaan biasanya sudah satu paket berisi nama dan jabatan Anda, logo serta nama dan alamat perusahaan. Ini menandakan legalitas email yang dikirim.

  • Aturan tidak tertulis lainnya lainnya dalam kaitan menulis dan mengirim email antara lain:

1. Menulis huruf kapital pada tempatnya, seperti ketika menulis kata ganti yang diikuti nama atau penulisan gelar 

2. Jangan sekali-kali menggunakan CAPS LOCK untuk satu kata apalagi dalam satu kalimat penuh karena secara psikologis orang merasa dibentak saat membacanya huruf besar berturut-turut.

3. Jangan sembarangan membubuhkan kata 'Urgent' bila isi email bukan sesuatu yang mendesak

4. Gunakan font yang klasik saja seperti Times New Roman

5. Proof read sekali lagi alamat penerima, subject serta body email sebelum dikirim

6. Bila sifatnya membalas email, lihat kebutuhannya apakah perlu reply all atau cukup dengan reply to sender saja

Sumber: PrinterQoe

Related Articles
Insight

Trik Menjadi Pemimpin di Era Disruptif

By Tim Editor24 Desember 2019 3 Mins Read
Insight

Hubungan Erat Antara Data, Analitik, dan Insight

By Tim Editor20 Desember 2019 3 Mins Read
Insight

Validasi Ide Startup Anda dengan Melakukan Hal-Hal Berikut

By Tim Editor21 November 2019 2 Mins Read
Insight

3 Tren Terkini untuk Tingkatkan Budaya dan Produktivitas Perusahaan

By Tim Editor12 November 2019 3 Mins Read
Insight

Berikut Ini Tips Tingkatkan Motivasi Karyawan Jelang Akhir Tahun

By SpotQoe07 November 2019 3 Mins Read
Insight

Mengapa Customer Insight Itu Penting?

By Tim Editor06 November 2019 2 Mins Read
Insight

Peran Penting Teknologi dalam Membangun Budaya di Tempat Kerja

By Tim Editor01 November 2019 2 Mins Read
Insight

Jangan Salah Pilih Antara Influencer dengan Key Opinion Leader

By Tim Editor31 Oktober 2019 2 Mins Read
Insight

Efisiensi Bujet Bisa Dicapai dengan Bantuan Mesin Multifungsi

By Tim Editor01 November 2019 2 Mins Read
Comments
Write Comment