Office Services

Sebelum Rapat, 4 Hal Ini Wajib Dilakukan Oleh Sekretaris

By Tim Editor08 Agustus 2019 3 Mins Read
17 0

Gambar: Unsplash

OFiSKITA – Dalam sebuah rapat yang akan dilaksanakan, para peserta rapat yang akan hadir pasti mempersiapkan materi yang akan dibahas saat rapat tersebut berlangsung. Setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, mulai dari atasan sampai bawahannya, tak terkecuali sekretaris.

Bagi Anda yang baru mengemban tugas sebagai sekretaris harus mengetahui bahwa rapat merupakan suatu aktivitas yang rutin bahkan sering dilakukan oleh pimpinan Anda. Maka dari itu, kebutuhan dan keperluan sebelum rapat sudah harus Anda persiapkan agar pimpinan Anda siap untuk melakukan rapat dengan baik.

Hal-hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang sekretaris dalam persiapan sebelum rapat adalah:

Berdiskusi Dengan Pimpinan

Yang paling pertama Anda harus lakukan adalah berbincang dengan pimpinan mengenai rapat yang akan berlangsung besok misalnya. Anda harus mengetahui materi apa yang akan dibahas pada saat rapat. Memastikan bahwa agenda rapat berjalan dengan baik pula. Tawarkan juga bantuan apabila pimpinan Anda ingin dibuatkan materi rapat dalam bentuk powerpoint.

Selain itu, Anda juga harus menanyakan mengenai siapa saja yang hadir dalam rapat tersebut, Hal ini sangat penting karena Anda harus mengetahui apakah rapat tersebut dihadiri oleh para petinggi perusahaan atau cuma klien biasa. Jangan lupa juga menanyakan mengenai dimana rapat tersebut dilaksanakan. Apakah di kantor atau di luar kantor.

Mencari Ruangan Untuk Rapat

Setelah mengetahui informasi dari pimpinan Anda mengenai ruangan untuk rapat, maka waktunya Anda untuk melakukan reservasi. Apabila pimpinan Anda melakukan rapat di kantor, pilihlah ruangan yang sesuai dengan kapasitas peserta rapat yang aman dan nyaman. Dan apabila peserta rapat yang hadir adalah para petinggi perusahaan atau klien yang sangat penting, maka pesanlah ruangan terbaik untuk rapat di luar kantor, misalnya di hotel agar mereka merasa dihargai dan merasa bahwa rapat tersebut sangatlah penting. Tidak hanya itu, pastikan semua fasilitas untuk rapat semua lengkap, mulai dari layar, projector, sampai koneksi internet. Untuk membantu Anda memenuhi langkah ini, SpotQoe.com menyediakan berbagai pilihan ruang untuk rapat mulai dari hotel, kafe, restoran, hingga coworking space.

Menyiapkan Transportasi

Kendaraan penting untuk Anda siapkan baik untuk pimpinan Anda maupun peserta rapat yang akan hadir. Hal ini berlaku untuk peserta rapat yang hadir merupakan orang yang sangat penting untuk perusahaan apabila rapat dilaksanakan di luar kantor. Kendaraan tersebut akan mengantarkan tamu dari dan ke tempat rapat.

Memastikan Semua Peserta Hadir

Tugas Anda sebagai sekretaris selanjutnya adalah memastikan bahwa agenda rapat berjalan sesuai rencana apabila semua peserta rapat hadir. Untuk mengetahui bahwa peserta rapat siap untuk menghadiri rapat tersebut adalah pada saat H-1 Anda perlu mengirimkan email formal kepada para peserta rapat yang gunanya selain sebagai pengingat juga Anda bisa meminta konfirmasi apakah mereka bisa hadir atau tidak.

Menyiapkan Dokumen

Sebagai seorang sekretaris, sudah menjadi tugas Anda untuk menyiapkan dokumen yang dibutuhkan pimpinan untuk rapat. Memastikan materi sudah siap dalam bentuk powerpoint dan berbagai kebutuhan pimpinan lainnya. Selain dokumen, mungkin Anda perlu berinisiatif untuk membawakan atau menyiapkan kebutuhan pribadi pimpinan Anda seperti parfum dan air mineral untuk mendukung penampilan pimpinan Anda agar tetap terlihat segar dan wangi.

Melakukan Pengecekan

Jangan biarkan rapat yang penting tersebut rusak karena satu dan lain hal yang sepele lupa dibawa atau tidak disiapkan. Pastikan semua sudah siap dan tidak ada yang terlupakan. Centang apa saja yang sudah Anda lakukan dan yang belum disiapkan. Segeralah untuk melengkapi dan menyiapkannya agar tidak mengganggu berlangsungnya rapat.

Menjadi seorang sekretaris memang harus cekatan. Cekatan dalam hal apapun termasuk untuk menyiapkan rapat agar berjalan dengan baik. Sebagai seorang sekretaris harus mengingat bahwa kewajiban Anda adalah untuk membantu tugas manajerial pimpinan.

Sumber: SpotQoe.com

Related Articles
Office Services

Agenda yang Penting Dibahas Saat Monthly Meeting

By SpotQoe22 Januari 2020 3 Mins Read
Office Services

Tempat Event Mewah Berarsitektur Timur Tengah di Menteng

By SpotQoe14 Januari 2020 3 Mins Read
Office Services

Trik Redam Sindrom Post Holiday Blues

By SpotQoe18 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Pernah Dengar Tentang Konsep Transit Oriented Development?

By SpotQoe17 Desember 2019 4 Mins Read
Office Services

5 Rooftop Kekinian di Jakarta untuk Event End Of Year

By SpotQoe17 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Lagi Liburan Di Bali Mendadak Ada Kerjaan? Tenang, Coworking Space Ini Solusinya!

By Tim Editor05 Desember 2019 3 Mins Read
Office Services

Rekomendasi Restoran untuk Christmas Dinner Bersama Rekan Bisnis

By SpotQoe25 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Ruang Meeting Di Kantor Full? Ini Solusinya!

By SpotQoe21 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Ruang Event Terbaik untuk Rayakan Tahun Baru, Pesan Sekarang!

By SpotQoe18 November 2019 3 Mins Read
Office Services

Meeting Akhir Tahun Sebelum Liburan, Siapa Takut?

By SpotQoe15 November 2019 4 Mins Read
Comments
Write Comment