Office Solution

Simpan Rapat-rapat Dokumen Perusahaan

By Tim Editor05 April 2019 2 Mins Read
134 0

Gambar: Pixabay

OFiSKITA - Meski kini kita berada di zaman digital, dimana hampir segala sesuatu yang membutuhkan penyimpanan sudah beralih ke cloud, tidak bisa dipungkiri pengarsipan manual masih memiliki peranan penting. Mengapa? tentu karena selama puluhan tahun budaya dokumentasi kita didominasi oleh penggunaan kertas.

Bahan kertas memang relatif mudah didapat, dan bila perawatannya dilakukan dengan tepat maka buku maupun lembaran dokumen dapat bertahan dalam kurun waktu yang lama. Meskipun memang selalu ada risiko bahwa kertas akan menguning dan rapuh bila usianya sudah cukup lama.

Untuk itulah dalam ilmu kepustakaan ada teknik tersendiri bagaimana cara menyimpan sebuah dokumen agar tidak lekang dimakan waktu. Terutama bila dokumen tersebut memiliki nilai tinggi.   

Bila di dalam perusahaan masih terlihat tumpukan kardus berisi ribuan lembaran tagihan ataupun surat menyurat maka sudah bisa ditebak bahwa sistematika di dalam organisasi/perusahaan tersebut belum rapi.   

Pengarsipan pada dasarnya bertujuan agar dokumen mudah dicari, namun disamping itu juga merupakan cerminan apakah sebuah organisasi/perusahaan memiliki sistematika yang baik. Semakin baik pengarsipan data (manual atau digital), maka semakin baik juga kualitas dari sebuah perusahaan.

Untuk kebutuhan pengarsipan lembaran-lembaran dokumen tidak hanya butuh lemari khusus penyimpanan, tetapi juga pendataan yang tertata. Dari mulai penomoran surat hingga kategorisasi surat menyurat harus jelas sejak awal, agar memudahkan pencarian bila suatu saat dokumen tersebut dibutuhkan.

Lemari penyimpanan yang berkualitas pun mutlak diperlukan, karena material kertas rentan terhadap paparan udara dan cahaya. Ini dia alasannya mengapa kebanyakan perpustakaan melengkapi ruang baca-nya dengan pendingin buatan.

Dalam penyimpanan, ada baiknya juga bila material seperti paper clip atau streples dilepaskan dari kertas. Ini dikarenakan tidak jarang benda-benda tersebut menimbulkan karat yang nantinya akan menempel pada kertas sehingga dapat merusak.

Ketika memilih lemari penyimpanan arsip juga sebaiknya perhatikan kemudahan dalam mengaksesnya. Lemari dengan rongga terbuka yang memudahkan pencarian label, atau lemari dengan pintu geser bisa menjadi pilihan untuk penyimpanan berkas penting perusahaan.

Berbagai sumber

Related Articles
Office Solution

3 Benefit Ini Bisa Anda Dapatkan Jika Kerja dengan Perangkat Mumpuni!

By Tim Editor02 Agustus 2021 3 Mins Read
Office Solution

4 Hal yang Harus Anda Perhatikan dalam Memilih Supplier Perlengkapan Kantor!

By Tim Editor02 Agustus 2021 3 Mins Read
Office Solution

Ingin Belanja Produk Perkantoran di Katalog LKPP? Ini Panduan Singkatnya!

By Tim Editor02 Agustus 2021 3 Mins Read
Office Solution

PointQoe, Loyalty Program Sebagai Bonus Bagi Pelanggan B2B AXIQoe

By Astragraphia Xprins Indonesia26 Juni 2020 3 Mins Read
Office Solution

Intip Masa Depan Industri Pengadaan B2B

By Tim Editor28 Oktober 2019 2 Mins Read
Office Solution

4 Laptop Murah Spek Tinggi Untuk Pekerja Kantoran

By AXIQoe17 Oktober 2019 3 Mins Read
Office Solution

Aplikasi Mobile Penunjang Bisnis

By AXIQoe16 Oktober 2019 3 Mins Read
Office Solution

Selamat Datang, iPhone 11!

By Tim Editor30 September 2019 3 Mins Read
Comments
Write Comment